Plano de implementação de software de manutenção: etapas, erros comuns e como garantir ROI

O que é um plano de implementação de software de manutenção?

Um plano de implementação de software de manutenção é um mapa prático que define e orienta a empresa no momento em que o sistema passa a fazer parte da rotina diária da manutenção.  Com isso, ele auxilia na execução das ações necessárias após a instalação do sistema, garantindo que ele seja corretamente utilizado.

Um processo de implementação em si envolve a ação de execução, ajustes e testes, após a escolha de um software, a implantação e instalação dele. É um processo que envolve muito trabalho e acompanhamento dia após dia. 

Então, no plano de implementação, cada passo e cada tarefa devem estar muito bem definidos, incluindo o responsável por cada tipo de atividade. 

De modo geral e com foco no seu principal objetivo, ele irá definir:

• O que será feito;
• Como será feito; 
• Por quem será feito;
• Em que ordem será feito;
• E com qual objetivo.

Mas é claro que, na prática e de modo mais detalhado, as informações vão muito mais além disso. Aqui entendemos o conceito básico do plano de implementação e o seu objetivo.

Tarefas essenciais de um plano de implementação de um software CMMS

Agora que conseguimos entender o que é um plano de implementação de um sistema de manutenção, vamos ver as informações importantes que não podem ficar de fora dele. São essas tarefas que transformam o sistema instalado em uma ferramenta realmente funcional no dia a dia da manutenção. 

• Treinamento prático dos usuários: fazer um treinamento eficaz, em que cada usuário que irá usar o sistema no dia a dia aprenda cada detalhe da usabilidade do software. Jamais pule etapas do treinamento achando que não serão essenciais, em um sistema de manutenção uma funcionalidade completa a outra; 

• Configuração do sistema: detalhes como definição de máscara de códigos, avisos ou bloqueios em casos de apontamentos incorretos nas O.S’s, controle de acesso aos usuários cadastrados e outros detalhes conforme a necessidade de fluxo de trabalho da empresa devem ser definidos antes mesmo de começarem a imputar os registros; 

• Mapeamento e cadastro de ativos: é uma das tarefas mais importantes do processo de implementação, pois sem cadastros registrados nada irá funcionar. O registro que é feito de cada ativo após o sistema instalado, depende diretamente de
  • mapeamento; 
  • padronização de nomes e códigos;
  • definição do agrupamento;
  • responsável pela tarefa; 
  • associação de características do ativo, como localização, centro de custo etc.

• Cadastro de equipes, usuários e importação de dados: fazer os cadastros dos demais registros é tão importante quanto os cadastros dos ativos. Caso você já tenha essas informações em algum outro sistema ou arquivo, verifique a possibilidade e importação em lote dos dados para um preenchimento mais automatizado;
• Definição das programações e fluxos de trabalho: em um software de manutenção este procedimento é extremamente importante, é através desses registros que a definição de geração das O.S’s será configurada. Como serão geradas e quando serão geradas, então após ter essa definição em mãos faça a aplicação dentro do sistema com bastante atenção, e escolha um responsável de capacitado; 
• Definição do uso em campo: é importante considerar os módulos que serão usados para os apontamentos e execução das tarefas, para assim escolher a forma de trabalho, seja ela através de um dispositivo móvel ou até mesmo em papéis. A implementação também é muito importante na parte operacional de uso do software, e não somente na organização da gestão. O sistema precisa ser usual em campo também; 
• Acompanhamento com o fornecedor do CMMS: escolha um fornecedor que acompanhe no momento de implementação e não somente na instalação. Além disso, ter um suporte contínuo mesmo após a implementação para auxiliar você no dia a dia também é extremamente importante. 

Vale lembrar que um plano de implementação de CMMS não é somente um documento teórico. Ele é uma lista viva de tarefas práticas, executadas de forma organizada, que garantem que o sistema seja usado com o máximo de proveito e entregue o retorno desejado. 

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Por que a implementação de um software de manutenção falha na maioria das empresas?

A maioria das implementações falham não por limitações técnicas do software, mas por falhas organizacionais durante a execução. Isso acontece porque queremos que o software já faça o trabalho dele assim que ele é instalado, às pressas, negligenciando o processo da implementação que requer atenção, dedicação e paciência. 

Em muitos casos, a empresa investe tempo e dinheiro na ferramenta, mas não investe o mesmo esforço na forma como ela será usada; isso é um erro grave. Outro erro muito comum é tratar a implementação como um processo que deve ser finalizado de forma isolada, mas na verdade é um processo contínuo, que exige acompanhamento, ajustes e dedicação das pessoas.

Alguns motivos muito comuns que ajudam a causar essa falha de implementação podem ser: 

• Ausência de padrões de uso;
• Resistência da equipe operacional;
• Pressa para finalizar o processo de implementação e iniciar o uso do sistema na prática; 
• Falta de acompanhamento nos primeiros meses;
• Negligenciamento do treinamento do sistema.

O processo de implementação e o cumprimento de cada passo dele são o que vai garantir o sucesso de uso do sistema. E para você conseguir cumprir esse passo a passo de maneira mais leve você adotar práticas como: 

• Definir regras simples e claras de uso;
• Começar com poucos processos bem feitos; 
• Acompanhar diariamente no início;
• Ajustar o uso em campo de forma simples e clara. 

Essas práticas irão ajudar a quebrar a resistência da equipe operacional e de gestão.
Execute o processo de implementação com calma, sem pressão e sobrecarga, que pode levar ao preenchimento de dados incorretos e a mais prejuízo do que ganho. 

Pré-requisitos para a implementação do software de manutenção

Antes de executar qualquer plano de implementação, a empresa precisa garantir que alguns pré-requisitos básicos estejam definidos. Eles não fazem parte da implementação em si, mas são condições essenciais para que ela funcione.

Então, antes de executar a implementação de um software CMMS, tenha clareza sobre os seguintes aspectos: 

• Objetivos do uso do CMMS: tenha todos os objetivos muito bem definidos de forma mais clara possível, como por exemplo reduzir corretivas, aumentar confiabilidade e disponibilidade, melhorar o controle de custos.Só assim a  implementação seguirá um fluxo com um direcionamento correto, pois saberá onde deve chegar; 
• Processos básicos de manutenção: defina muito bem o fluxo de trabalho de sua empresa, como por exemplo “Como as solicitações chegam?” “Quem aprova?” “Quem executa?”. Assim ficará mais fácil distribuir as responsabilidades de execução do software e direcionar os treinamentos corretos para cada envolvido; 
• Responsáveis pela disciplina do uso: defina pessoas que serão responsáveis por analisar o próprio resultado da implementação.  Alguém que irá supervisionar, acompanhar e ajustar o desempenho sobre o manuseio do sistema. Não defina alguém às pressas somente depois que a implementação já estiver concluída, é importante que essa pessoa conheça muito bem o sistema e acompanhe todo o processo, desde a pesquisa para aquisição, treinamentos, até após a implementação.  

Sem estes pré-requisitos e sem os objetivos claros e muito bem definidos, tanto a aquisição quanto a implementação podem não atender às necessidades e expectativas sobre o que o software precisa entregar. 

Etapas para implementar um software de manutenção com sucesso

Criar um plano de implementação de CMMS é a etapa estratégica que garante que a execução futura seja organizada e eficiente. É como criar um mapa que você precisará para realizar uma viagem, sem este mapa, a chance de se perder é grande, assim é o plano de implementação.

E para fazer a criação deste mapa, no nosso caso, o plano, é necessário seguir alguns parâmetros para uma melhor organização e resultado. Algumas dicas que você pode seguir para criar este plano são: 

• Defina o resultado desejado com a aquisição do software: se você tiver em mãos quais são os resultados que deseja alcançar, ficará mais fácil definir os planos estratégicos para cada objetivo, e assim imputar estas estratégias depois no plano de implementação; 
• Designe os responsáveis: defina as pessoas que serão responsáveis por cada etapa da criação do plano de implementação. Como você já terá de forma clara quais serão os objetivos a serem alcançados, você pode definir um responsável de cada área para criar as etapas e estratégias do plano; 
• Realize reuniões frequentes com todos os envolvidos: antes mesmo da criação do plano, é importante realizar reuniões frequentes, onde pontos importantes serão abordados a respeito de como será realizada e por quem será realizada cada etapa do plano, assim, no momento da criação, ficará mais fácil separar as etapas e os responsáveis; 
• Identifique ativos críticos: fazer uma identificação dos ativos críticos será muito importante para o processo de mapeamento e cadastro de ativos do próprio plano de implementação. Nem todos os equipamentos têm o mesmo impacto, se a criticidade já estiver bem definida a etapa de criação de cadastro ficará muito mais fácil; 
• Crie planos de ajustes e revisão: um passo importante além da criação do próprio plano de implementação é pensar em estratégias para possíveis ajustes e mudanças do próprio plano. É importante já se preparar e preparar a equipe para possíveis ajustes caso algum planejamento não ocorra conforme o esperado, isso evita frustações e stress para os envolvidos, então pense em vários planos substitutos. 

Ao final desta etapa, a empresa terá um plano de implementação sólido, com escopo definido e responsabilidades claras, pronto para ser transformado em execução prática.

Quem deve participar da implementação do software de manutenção? 

A implementação de um CMMS não é apenas uma responsabilidade do setor de TI ou da manutenção. Ela envolve diversos papéis dentro da empresa, cada um com responsabilidades claras, para que o sistema alcance os resultados esperados. 

Sem o envolvimento das pessoas corretas, várias etapas e tarefas do plano podem não ser cumpridas, ou serem cumpridas de maneira não eficaz, por isso é importante pensar em cada atividade que será realizada no processo de implementação e quem é a melhor pessoa para realizá-la. 

Sabemos que cada empresa tem uma realidade diferente com responsáveis que têm experiências diferentes, mas alguns destes responsáveis podem ser: 

• Gestor de manutenção: ele irá ajudar a definir cada etapa de todo o processo, além de acompanhar de perto o desenvolvimento e avanço de várias etapas da implementação, como a geração do fluxo de trabalho até a realização das ordens de serviço; 
• Técnicos de manutenção: os técnicos também possuem um papel muito importante que é começar os testes da implementação com o trabalho de campo do sistema. Eles que irão informar caso alguma ferramenta não esteja funcionando corretamente, e passar um feedback em relação à facilidade ou dificuldade de operação; 
• Planejadores e engenheiros: podem ajudar a parametrizar os planos preventivos, checklists e rotinas de inspeção conforme a necessidade de cada ativo, envolvendo questões técnicas; 
• Equipe de TI: a equipe de TI vai ajudar a assegurar que o sistema funcione corretamente em servidores, nuvem e dispositivos móveis. Eles cuidarão de toda a parte técnica que envolve a disponibilidade do sistema; 
• Fornecedor/consultor do CMMS: a equipe do fornecedor deve mais do que ninguém participar do processo de implementação para dar todo um suporte nestes primeiros passos. Ele irá orientar sobre boas práticas, uso adequado das funcionalidades do sistema e ajudar com dúvidas que surgirão neste e em outros momentos. 

E não se esqueça de organizar e definir muito bem a participação que cada responsável terá, para que ele não se sinta perdido no momento de execução da implementação. Quanto mais colaborativa a implementação, mais rápido o CMMS será adotado. 

Quanto tempo leva a implementação de um software de manutenção?

Não existe uma fórmula única, pois cada empresa terá uma realidade diferente, porém o tempo da implementação depende de escopo, complexidade e engajamento da equipe. Vários fatores podem interferir no tempo de implementação, alguns podem ser: 

• Disponibilidade da equipe envolvida; 
• Se haverá integração com outros sistemas; 
• Se haverá personalizações a serem feitas no CMMS; 
• Quantidade de dados a serem imputados no CMMS; 
• Tamanho da planta da empresa; 
• Qual o fluxo de trabalho será seguido dentro do sistema; 
• Se haverá módulos adicionais que serão usados do próprio CMMS;
• Tamanho da equipe de gestão e operacional. 

Estes e vários outros fatores serão cruciais para determinar o tempo de implementação do CMMS.

Imagine, por exemplo, uma empresa que irá usar somente o módulo de gestão do software de manutenção e possui uma quantidade pequena de ativos. Tomemos também outra empresa que irá usar além do módulo gestão, o módulo adicional operacional para apontamento de dados das O.S’s, e além disso terá a necessidade de realizar integração com um ERP para gestão de estoque de materiais, sem contar o fato de que a quantidade de ativos para gerir equivale ao tripo da primeira empresa. 

No caso da segunda empresa, devemos considerar que haverá mais treinamentos de módulos e equipes diferentes, mais cadastros a serem realizados e mais processos a serem considerados, então o tempo de implementação pode ser o dobro em relação à primeira empresa. 

Porém devemos pensar que, talvez a segunda empresa tenha uma equipe qualificada e disponível para executar todas as etapas com agilidade e a primeira empresa depende de uma disponibilidade que sua equipe não tem a princípio. Neste caso a segunda empresa, mesmo com processos mais complexos, levará consideravelmente um tempo bem menor em relação à primeira empresa para implementação do software. 

Viu só como o tempo pode ser relativo a cada realidade independente de qual seja ela? 

Indicadores para acompanhar após a implementação do software de manutenção

Após a execução do plano, a medição e acompanhamento são essenciais, só assim você conseguirá saber com dados reais se os resultados esperados estão sendo alcançados.  E um CMMS só entrega valor se seus dados forem confiáveis.

Os indicadores que serão acompanhados irão variar muito a depender do objetivo de cada empresa, mas existem alguns que são importantes para praticamente toda gestão, como por exemplo: 

• MTTR (mean time to repair ou Tempo Médio de Reparo);
• MTBF (Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre Falhas);
• Disponibilidade;
• Confiabilidade;
• Custo de manutenção.

Acompanhar todo o processo de implementação de modo geral será sempre importante, mas os indicadores existem para auxiliar a extrair um melhor desempenho dos ativos.

Lembre-se de contar com um sistema que te ajude a gerar esses e outros indicadores de forma automatizada, para você não ter o trabalho de fazer todos os cálculos de forma manual. 

Para saber mais, baixe o nosso E-book: Como monitorar os indicadores de manutenção? 

Como garantir o ROI do software de manutenção 

O ROI, retorno de investimento ou do inglês Return Over Investment, é uma métrica usada para avaliar o retorno financeiro gerado por investimentos realizados, como o próprio software CMMS por exemplo, no caso do setor de manutenção. 

O ROI do CMMS não vem apenas da instalação, mas como vimos acima, do uso disciplinado e consistente do sistema através de técnicas aplicadas. Um bom plano de implementação garante que o software seja efetivo rapidamente e que essas técnicas sejam de fato colocadas em prática. 

Por isso, além de cumprir com cada etapa do plano de implementação acompanhe o desempenho da usabilidade e dos indicadores como vimos no tópico anterior. 

Garantir o cumprimento do plano de implementação é o que vai ajudar a acelerar o ROI do software de manutenção, pois isso garante que as técnicas sejam de fato cumpridas através do uso inteligente e funcional do CMMS.  

Como escolher um parceiro para implantar o CMMS

Escolher um CMMS é apenas o começo. O parceiro certo deve acompanhar a implementação e garantir que o sistema funcione de fato.

Então, além de avaliar um fornecedor que atenda com as ferramentas que sua empresa precisa, avalie também um parceiro que: 

• Tenha uma metodologia clara de implementação;
• Faça um acompanhamento durante os primeiros passos; 
• Tenha treinamento eficaz de todos os módulos ofertados; 
• Ofereça um suporte contínuo, mesmo após a implementação; 
• Tenha a capacidade de personalização para ajustar o sistema à realidade da operação; 
• Tenha experiências vívidas de clientes que já passaram pelo processo; 
• Ofereça ferramentas de fácil manuseio tanto de gestão quanto operacional; 
• Tenha opções de módulos adicionais que torne mais fácil e organizado o cumprimento do fluxo de trabalho; 
• Ofereça KPIs para o acompanhamento de eficiência da implementação. 

Como o Engeman® apoia a implementação do CMMS

O Engeman® é um software CMMS especialista em manutenção que está no mercado há 30 anos, ajudando empresas de pequeno, médio e grande porte de vários segmentos a melhorar todo o seu processo de manutenção.

Além dos indicadores que vimos neste artigo, o Engeman® também conta com os módulos adicionais para facilitar o fluxo de trabalho ajudando assim no cumprimento da tarefa operacional do plano de implementação. Como por exemplo: 

• Módulo Mobile: o Mobile é um módulo adicional que funciona como um aplicativo, para ajudar em diversas atividades como; apontamento de O.S, coletas de informações dos ativos, consulta de relatórios etc. 

Com um design intuitivo e de fácil manuseio, o Mobile vai auxiliar no cumprimento das tarefas operacionais e tem configurações para obrigatoriedade de determinados preenchimentos, o que ajuda no cumprimento das atividades importantes para a implementação.

• Módulo SSW: o módulo SSW também é um outro módulo adicional para abrir chamados quando uma quebra ou algum problema acontece de forma bem intuitiva. 

Ele é muito usado e irá auxiliar muito no processo de otimização para emissão de uma solicitação de serviço, pois conta com o uso de etiquetas QR codes que podem ser lidas por ele através de um aparelho que contenha câmera e preencher automaticamente a descrição do equipamento. 

Assim você também poderá analisar o tempo médio que leva desde a abertura de um chamado até a execução da O.S gerada a partir dele, e ver dessa forma como está o desempenho da implementação em relação ao uso do sistema e o fluxo de trabalho ao decorrer dos dias.

Para saber, baixe o Whitepaper: Solicitação de Serviço Web – SSW no Engeman®

Conclusão

Escolher o software de manutenção certo é um passo importante para melhorar a organização, reduzir falhas e tornar a rotina da empresa mais eficiente. Mas, mais do que isso, é necessário analisar como o fornecedor trabalha após a instalação no período de implementação. 

Esse comportamento irá definir com toda certeza o sucesso de uso do sistema e o retorno sobre o investimento. Uma vez que o parceiro escolhido oferecer um atendimento adequado, não se esqueça de cumprir com todas as tarefas do plano de implementação. Só assim o resultado esperado será alcançado! 

Fale com um de nossos especialistas para saber como o Engeman® é funcional em seu pré- e pós-atendimento, auxiliando você a cumprir todo o processo de implementação.