O que é um Orçamento de Serviços?
O orçamento de serviços é um documento que reúne todas as informações sobre o serviço que será executado. Nele geralmente costuma ter:
- Descrição das atividades;
- Custos envolvidos;
- Prazo de execução;
- Condições comerciais.
Ele serve como um guia tanto para o profissional e principalmente para o cliente, para que ele possa analisar cada detalhe do serviço que ele está prestes a contratar. Por isso o orçamento é tão importante, ele é mais do que apenas uma tabela de valores, o orçamento é uma ferramenta de planejamento e comunicação.
É diferente do orçamento de produtos, que é mais direto e vai discriminar o valor apenas dos produtos que serão comprados.
Orçamento de serviço pode incluir produtos e materiais?
Sim. Muitos serviços prestados já contam com o fornecimento de materiais, isso facilita a vida do cliente e é um diferencial para o vendedor. É possível incluir essas peças fornecidas no mesmo orçamento de serviço sem nenhum problema, desde que as informações sejam aplicadas de forma clara e organizada.
E é justamente para isso que existem os modelos de orçamento de serviços, cada um com o seu objetivo. Para que você possa aplicar as informações necessárias de forma mais legível possível.
Principais modelos de orçamento de serviços
Nem todos os serviços prestados são iguais e, por isso, o formato do orçamento também pode variar.
Cada modelo de orçamento tem suas características e vantagens para atender melhor a cada necessidade.
Conhecer esses modelos ajuda o profissional a cobrar de forma mais justa e estratégica, além de facilitar o entendimento do cliente sobre o que está sendo oferecido.
Essa clareza ajuda inclusive na aproximação com o cliente, pois a transparência de informações é algo que conta muito hoje em dia, já que muitas ações desonestas vêm sendo praticadas mais e mais.
Sem falar que o próprio fornecedor também fica respaldado evitando futuros prejuízos. Vejamos a seguir alguns modelos!
Orçamento por hora trabalhada
Esse é um dos modelos mais comuns, principalmente entre profissionais autônomos. Nele, o valor é calculado com base no tempo de trabalho dedicado ao serviço. O profissional define o preço de sua hora e multiplica pelo número de horas estimadas para a execução da atividade.
Este modelo traz a liberdade para caso o prestador tenha disponibilidade e o cliente queira, poder estender horas a mais do trabalho para que sejam pagas avulsas, já que o valor da hora está bem definido na descrição do orçamento.
Orçamento por pacote fechado
Nesse modelo, o profissional define um valor fixo para o serviço completo, considerando todas as etapas e custos envolvidos.
Uma das vantagens é o que o cliente saberá exatamente o valor total que será pago desde o início, então atenção, antes de passar este modelo de orçamento faça um planejamento bem inteligente.
Orçamento por etapa ou fase do serviço
Em trabalhos longos ou complexos, pode ser mais viável dividir o serviço em etapas, com um orçamento específico para cada fase.
Assim, o pagamento e o cronograma são feitos de forma progressiva, ou seja, a medida que o trabalho for sendo feito um acompanhamento minucioso também deve ser observado e junto a isso a elaboração do orçamento de cada etapa, pois muitas mudanças podem acontecer no mercado de trabalho em um período longo.
Orçamento misto
Em muitos casos, o ideal é combinar diferentes modelos. Por exemplo, um serviço que tem várias etapas, pode ter um orçamento de um pacote fechado apenas para a parte inicial e o restante do serviço pode ser pago pelas horas trabalhadas. Isso tudo pode ser discriminado neste mesmo orçamento para facilitar o processo.
Orçamento combinado (serviço + peças ou materiais)
O orçamento combinado é um modelo que apresenta, de forma clara e bem específica, o valor do serviço e o custo das peças ou materiais que serão utilizados.
Você pode dar a opção para seu cliente adquirir essas peças separadamente, mas oferecer a opção de incluir os materiais pode ser um diferencial, já que ele irá poupar bastante tempo.
Apesar de existir vários modelos, há informações extremamente importantes que devem conter em todos os orçamentos, vejamos a seguir!
O que deve conter em um Orçamento de Serviço?
Um bom orçamento de serviços não deve ser apenas uma tabela de valores, ele deve ser bem elaborado e trazer profissionalismo e ter a cara da sua empresa.
Nele deve conter mais informações que estão ligadas ao serviço fornecido e que são tão importantes quanto os valores, independente do modelo que você use. Por exemplo:
Identificação da sua empresa
Sempre que o cliente pegar o orçamento para revisar, ele precisa saber de quem é aquele orçamento, então coloque:
- logomarca;
- razão social;
- CNPJ;
- endereço caso o possua;
- telefone para ligação;
- WhatsApp;
- redes sociais.
Isso facilita o reconhecimento imediato do fornecedor e transmite profissionalismo.
Informações do cliente
Os dados do cliente, como nome e forma contato também é de suma importância. Isso facilitará para você fornecedor na hora da identificação dos orçamentos elaborados dentro de um certo período.
É um facilitador até mesmo na hora de solicitar um retorno da análise do cliente.
Descrição detalhada do serviço
A clareza é fundamental. O cliente precisa entender exatamente:
- O que será feito;
- Como será feito;
- O que está incluso;
- O que não está incluso.
Especifique a limpeza de que exatamente e como será essa limpeza, o que ela abrange e a forma que é feita.
Se achar que pode haver brechas, especifique até o que não está incluso como serviço, cada detalhe importa. Quanto mais claro, menor o risco de conflitos futuros.
Materiais e equipamentos
No caso de haver material incluso que for fornecido pelo próprio prestador de serviço que será usado nas atividades é importante detalhar a lista destes materiais no orçamento e o custo de cada um, além da mão de obra o cliente precisa saber o que ele está pagando.
Caso seja um equipamento alugado e não um insumo que será descartado depois, defina o valor de tempo de trabalho para este equipamento e especifique no orçamento também.
Custos
Seja bem claro ao listar os custos seguindo a linha do modelo que for escolhido por você. Mesmo que seja um modelo de pacote fechado, detalhe cada serviço que será feito e distribua o valor total para cada atividade conforme o peso de cada uma.
Da mesma forma faça isso para os materiais e equipamentos inclusos. Assim seu cliente saberá exatamente o valor que está pagando e pelo que está pagando.
Prazos e cronograma de execução
O prazo é um dos pontos mais importantes do orçamento. Todo cliente tem a necessidade de saber:
- Data de início;
- Prazo total;
- Entregas parciais (se houver);
É importante aqui considerar variáveis, se for um serviço externo que sofra interferência de chuvas por exemplo, leve isso em consideração para que não haja confusão.
Condições de pagamento
Mesmo que o serviço neste momento não tenha sido fechado e não haja ainda um contrato, especifique no orçamento as formas de pagamento que você aceita e como as aceita.
Isso traz praticidade, evita perguntas redundantes e também facilita a escolha do cliente, pois é um ponto que eles observam muito.
Validade da proposta
Todo orçamento deve ter uma data de validade, geralmente entre 15 e 30 dias. Isso é importante porque preços de materiais, mão de obra e transporte podem variar com o tempo.
Além disso, é um ponto que ajuda a acionar o gatilho do senso de urgência pela parte do cliente para um fechamento mais ágil.
Observações, campos extras e condições gerais
É importante ter um espaço para colocar informações adicionais conforme a necessidade de cada serviço prestado, como:
- Garantias;
- Condições atendimento fora do horário;
- Possíveis variações;
- Informações adicionais relevantes.
Assinaturas
O orçamento deve conter um campo para assinatura tanto do fornecedor quanto do cliente. Isso, junto ao fechamento do contrato serve como reconhecimento de clareza das informações acordadas sobre os valores.
Cada orçamento terá as informações necessárias para cada necessidade, mas manter o máximo de clareza possível traz confiabilidade e credibilidade no mercado.
Qual o melhor formato para um orçamento de serviço?
Além das informações necessárias e claras que devem constar em um orçamento, a forma que ele é apresentado também conta muito.
Uma dica é, não fique engessado a apenas um formato, tenha em mãos várias opções para que você possa atender a persona de cada cliente.
O mais importante é claro, é que seja legível e claro o suficiente para entendimento. Vejamos algumas opções muito usadas hoje em dia;
- Formato digital: o formato digital é, sem dúvida, o mais prático e usado atualmente. Ele pode ser criado em ferramentas como Word, Excel, Google Docs e entre outros. É prático e reduz o uso de papéis. Uma dica é, sempre ao enviar para seus clientes envie em pdf para evitar alterações indevidas;
- Formato impresso (papel): apesar de a maioria dos orçamentos hoje ser digital, o formato impresso ainda é muito utilizado, principalmente em conversas presenciais, como em visitas técnicas ou oficinas. E muitos clientes preferem ter o papel físico em mãos, então mesmo possuindo o formato digital não despende esta opção;
- Softwares e plataformas de gestão de orçamentos: atualmente existem diversos sistemas que facilitam a criação, envio e acompanhamento de orçamentos, alguns até automatizam o processo de aprovação.
Não existe um formato certo, o melhor formato é aquele que atenderá com clareza as necessidades do seu cliente.
Documentando a execução do serviço
Entendido o que é um orçamento, quais seus modelos, as informações importantes que o compõem e quais são seus formatos, podemos dizer que agora é a hora então de realizá-lo, colocar em prática tudo o que foi prometido e planejado.
E comprovar a realização dessas tarefas impostas no orçamento é tão importante quanto o seu próprio planejamento, mas isso não pode ser feito no orçamento, uma vez que o seu objetivo é apontar o que será feito e não o que foi.
É pra isso que existe a Ordem de Serviço. Uma vez gerado o orçamento e aprovado pelo cliente, é hora de fazer o planejamento e depois a execução. Após a execução ou durante é extremamente importante ter um documento detalhado para comprovar tudo o que foi feito.
A importância da Ordem de Serviço
Vamos imaginar, por exemplo, um prestador de serviço que faça manutenção em motores elétricos industriais. É muito fácil apenas realizar o serviço e simplesmente cobrar pelo valor do serviço que está no orçamento, mas sem nenhuma documentação que servirá como comprovação e histórico de realidades executadas.
Para isso ter um software onde você consiga fazer um apontamento de uma Ordem de Serviço completa é extremamente importante, isso ajudará a você atender o fluxo completo.
Em uma Ordem de Serviço executada com a ajuda do Engeman® você consegue apontar informações como.
- Identificação de cada serviço executado;
- Identificação do responsável pela atividade;
- Identificação dos procedimentos com imagem;
- Possibilidade de vínculo de materiais gastos no serviço realizado e o custo;
- Assinatura do responsável, e muito mais.
Embora o Engeman® não crie orçamentos, ele é um excelente software onde você conseguirá organizar as ordens de serviço e controlar as manutenções e tarefas em execução.
Com ele, o prestador pode registrar cada etapa, controlar o tempo gasto, gerenciar o uso de peças e materiais, e gerar vários relatórios e KPIs, inclusive o relatório da O.S executada pode ser enviada automaticamente para o e-mail de seu cliente pelo Engeman. Olha só essa praticidade:
Conclusão
Fazer um orçamento de serviço bem-feito ajuda muito a deixar tudo claro para o cliente e evita confusão no meio do caminho.
Saber o que colocar no orçamento, escolher um formato fácil de entender e ainda depois de fechado poder acompanhar e documentar o trabalho com uma ordem de serviço bem-organizada faz o trabalho ficar muito mais tranquilo para todo mundo.
E para facilitar a parte de controlar o que está sendo feito, o Engeman® é o software ideal para planejar, criar e acompanhar as ordens de serviço, deixando tudo mais prático e organizado.
Fale com nossos especialistas para entender melhor sobre o assunto. Esperamos por você!
