Terceirização de Manutenção: quando optar por ela e como controlar de forma eficiente

O que é a Terceirização de Manutenção?

A terceirização de manutenção é o processo de transferir as responsabilidades de manutenção de ativos para uma empresa externa. Ao invés de manter uma equipe interna de manutenção, a organização opta por contratar empresas de manutenção especializadas para controlar as atividades relacionadas à preservação e conservação de ativos.

Essas atividades podem incluir manutenção preventiva, corretiva, preditiva e até mesmo serviços especializados, como manutenção elétrica, hidráulica, de ar condicionado, entre outros. 

Dependendo da natureza do contrato, a terceirização pode englobar desde pequenos ajustes até grandes intervenções, sempre com o objetivo de garantir que os equipamentos e as instalações operem de forma eficaz, evitando, portanto, paradas não planejadas na produção.

Quando optar pela Terceirização da Manutenção?

Na maioria das vezes é indispensável e extremamente importante contar com um time interno de manutenção dentro da sua empresa. Isso trará praticidade, organização e rapidez na resolução dos problemas. Ter um mecânico que entenda dos processos e conheça a dinâmica da empresa é um ponto positivo que traz diversos benefícios. 

Porém, em alguns casos, é menos custoso e mais produtivo terceirizar a manutenção. Claro que cada empresa tem uma demanda diferente, e isso deve ser levado em consideração. Mas vamos ver de modo geral, algumas ocasiões em que talvez seria melhor contratar uma mão de obra terceirizada: 

• Falta de especialização interna: muitos serviços requerem um conhecimento específico e mão de obra especializada. É importante saber quando se deve ou não investir em cursos e qualificar a sua mão de obra interna. Quando o serviço em questão é feito em raras ocasiões, é mais viável a terceirização do mesmo. Uma boa estratégia é fazer um comparativo real do quanto custaria cada opção em um determinado tempo que o serviço é ocorrido; 
• Alta variabilidade na demanda: para empresas com demandas sazonais ou irregulares, a terceirização pode ser uma boa opção, já que você poderá contratar o serviço específico conforme a necessidade de cada época. Isso é algo muito comum para empresas que não podem prever ao certo o volume de manutenção necessário em diferentes períodos, como empresas de eventos ou indústrias com ciclos de produção variáveis;
• Necessidade de manutenção não contínua: se a sua empresa não precisa de uma manutenção constante, ou se a manutenção acontece apenas em poucos períodos específicos, terceirizar pode ser uma opção melhor, ao invés de manter uma equipe interna. Em caso de empresas que têm pouca necessidade de manutenção ou que possuem poucos equipamentos críticos, pode ser mais vantajoso terceirizar um serviço conforme a demanda; 
• Necessidade de manutenção exigente de Normas Regulatórias: alguns tipos de manutenção, em equipamentos críticos, como os de segurança ou elétricos por exemplo, é exigido o cumprimento de algumas normas e regulamentações. Se a sua empresa não tem o conhecimento ou o certificado necessário para garantir que essas normas sejam atendidas, a terceirização com uma empresa especializada pode ajudar. Isso reduz o risco de não conformidade e também de acidentes.

Antes de seguir qualquer critério acima é importante levar em consideração qual a real necessidade que sua empresa possui. É importante também levar em consideração os critérios de atendimento do prestador de serviço.

Quais são as vantagens da terceirização de manutenção?

Muitas empresas têm medo de terceirizar os serviços de manutenção às vezes por pensar que terão uma perda de controle sobre os processos ou por pensar que ficarão muito dependentes destes terceiros. Porém, a terceirização da manutenção tem várias vantagens, como:

1. Redução de custos operacionais: a terceirização permite que a empresa minimize os custos com a contratação e treinamento de funcionários especializados. Além disso, não é necessário investir em ferramentas e equipamentos de manutenção, uma vez que a empresa terceirizada assume essas responsabilidades.
2. Especialização e expertise empresas especializadas em manutenção possuem equipes altamente capacitadas, com conhecimentos técnicos específicos. 
3. Escalabilidade e flexibilidade: a terceirização oferece uma flexibilidade maior para adaptar os serviços conforme as necessidades da empresa. Em períodos de alta demanda ou quando há a necessidade de ajustes específicos, a empresa contratante pode solicitar serviços extras, sem precisar ampliar sua estrutura interna.
4. Gestão de riscos: manter uma infraestrutura sem a manutenção adequada pode resultar em falhas inesperadas e dispendiosas. A terceirização contribui para um controle mais rigoroso sobre os riscos, pois as empresas especializadas têm sistemas e processos que garantem a execução de tarefas no prazo e de acordo com as normas de segurança.

Portanto, a terceirização da manutenção resulta em economia a longo prazo pois evita paradas inesperadas e uma otimização da vida útil dos equipamentos.

Como avaliar um prestador de serviço?

Antes da contratação terceirizada de um serviço de manutenção, você deve levar em consideração alguns pontos. Avaliar o prestador de serviço é um passo importante, saber os detalhes de como ele trabalha é indispensável, dentre vários requisitos o prestador de serviço deve ter: 

• Cumprimento de normas e regulamentações: nunca se esqueça de verificar os certificados de ISO, conformidade com as normas de segurança, regulamentos ambientais e outras legislações;
• Capacidade de personalização do serviço: cada empresa tem necessidades de manutenção diferentes, dependendo de seus processos e equipamentos. O prestador de serviços de manutenção deve ser capaz de personalizar os serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente;
• Conhecimento em manutenção corretiva, preventiva e preditiva: é importante um prestador de serviço ter experiência em diversos tipos de manutenção.  Para manutenção corretiva é importante que ele saiba diagnosticar rapidamente o problema para saná-lo o quanto antes.
  Para manutenção preventiva é essencial que ele elabore planos de manutenção programada para reduzir o tempo de inatividade. Para a manutenção preditiva é importante que ele use técnicas e tecnologias para monitorar condições dos equipamentos, para prever as falhas antes que ocorram; 
• Uso de tecnologias e ferramentas modernas: o prestador de serviços de manutenção deve estar atualizado em relação às ferramentas, equipamentos e tecnologias para realizar manutenções mais eficazes e eficientes. Sistemas de controle e automação, sensores e dispositivos de monitoramento e principalmente o uso de um software CMMS, é algo extremamente importante que o terceirizado deve oferecer. Portanto, verifique se ele trabalha de forma otimizada oferecendo estes e demais benefícios. 

O terceirizado deve passar confiança e conhecer as melhores técnicas e ferramentas do mercado. O fato de ele trabalhar com um software especializado trará clareza nas informações e outros diversos benefícios para você contratante. 

O que o software CMMS de um terceirizado deve ter?

Um software CMMS (Computerized Maintenance Management System), é uma ferramenta essencial para empresas que prestam serviços de manutenção. Ele oferece uma série de benefícios tanto para o contratante quanto para a empresa terceirizada, tornando o processo de manutenção mais eficiente, organizado e transparente.

Porém, o software deve ser uma solução eficaz, que forneça uma maior confiança a você contratante. O Engeman® é um software CMMS extremamente completo, que vários prestadores de serviço já fazem o uso, oferecendo o melhor para seus clientes. 

Quais são os benefícios para prestador de serviço utilizar o Engeman®?

Como mencionamos acima, o Engeman® é um software extremamente completo e transpassa confiança para quem o possui. Ele tem diversas ferramentas que irão ajudar o prestador de serviço a oferecer um trabalho mais confiável aos seus clientes.

Vejamos abaixo algumas destas ferramentas: 

• SLA e contratos no Engeman®: com o Engeman® é possível criar contratos e vincular a eles um SLA, para dessa forma poder ter um controle maior das manutenções realizadas através de uma prestação de serviço. É possível definir multas de atraso, valor do contrato, tempo de cumprimento e outros pontos. Esse controle é indispensável para um serviço terceiro que é contratado.

tela de contrato do Engeman

Leia também: Controle de SLA – Acordo de Nível de Serviço no Engeman 

• Gráficos e relatórios de transparência: um bom prestador de serviços deve trabalhar com transparência e fornecer ao contratante informações claras, sobre a manutenção feita em seu equipamento, desde o custo até a finalização. E o Engeman® possui vários gráficos e relatórios que podem ser enviados de forma automática aos contratantes. O relatório de custos da manutenção do Engeman® mostra o custo inteiro de uma Ordem de Serviço, com materiais, serviço terceirizado e interno e até a interferência, que é o lucro cessante obtido com a parada do equipamento.

Relatório custo da manutenção

• Módulo adicional SSW: o módulo SSW é um módulo adicional do Engeman® voltado para o solicitante, que é a pessoa que irá abrir chamados quando uma quebra ou algum problema acontece com o equipamento. Ele é bastante usual para o contratante fazer chamados de forma sistemática para o terceirizado, pois todas as solicitações ficarão armazenadas e o próprio solicitante consegue acompanhar o progresso de sua solicitação, se foi aceita ou não, se já gerou uma O.S, e ele consegue também aprovar a O.S quando for finalizada. 

Solicitação de Serviços Web – SSW do Engeman®

• Módulo adicional Mobile: o Mobile é outro módulo adicional que funciona como um aplicativo, voltado para os executantes de manutenção, ele auxilia em diversas atividades como apontamento de O.S, coletas de informações dos ativos etc. E uma de suas vantagens é que ele também funciona em modo offline, então se você não tem um bom acesso a rede na sua empresa, isso não será problema para o mecânico, ele vai fazer todo o apontamento de forma otimizada, com margem extremamente reduzida para erros, já que o Mobile auxilia os apontamentos que devem ser feitos. O prestador de serviço que utiliza o Mobile executa os apontamentos da O.S com mais assertividade e ainda consegue enviar o relatório dela de forma automática para o contratante assim que a fechar.  

Módulo Mobile do Engeman®

É claro que o Engeman® oferece outras diversas ferramentas que auxiliam e melhoram o trabalho de manutenção feito de forma terceirizada. O prestador de serviço que possui o nosso software trabalha de forma organizada e tem um melhor controle dos equipamentos de seus clientes. Equipamentos que devem ser tratados e supervisionados de forma cuidadosa através de nosso software. 

Conclusão

Em resumo, a terceirização de manutenção é uma solução vantajosa para empresas que buscam reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a gestão de seus ativos. Ao contar com prestadores de serviços especializados, as empresas conseguem focar em suas atividades principais, ao mesmo tempo que garante a manutenção adequada dos equipamentos. 

Equipamentos estes que devem ser confiados a prestadores de serviço que utilizam um software CMMS, como o Engeman®, trazendo mais assertividade na manutenção. Quer conhecer melhor nossa solução? Agende uma demonstração com a nossa equipe. Esperamos por você!