Acompanhar constantemente a situação da manutenção de ativos é essencial para garantir a operação eficiente e segura de equipamentos e infraestrutura. Uma das práticas de destaque na melhoria dessa gestão é a gestão à vista com os dashboards de manutenção.
Neste artigo falaremos sobre a importância dos dashboards na manutenção de ativos, quais normalmente são utilizados e como implementá-los de forma eficaz. Acompanhe!
O que é um Dashboard?
Dashboard ou painel de controle é uma interface visual que apresenta dados e informações importantes de forma organizada e de fácil leitura. Ele é utilizado para monitorar e analisar o desempenho de um sistema, projeto ou empresa, exibindo métricas, gráficos, tabelas e outros indicadores visuais.
O uso dos dashboards é uma forma de gestão à vista, pois disponibiliza quadros visuais e painéis digitais que podem ser dispostos em computadores e televisores para uma melhor compreensão da situação de um determinado setor.
A gestão à vista, portanto, é uma metodologia que envolve a exposição clara e visível de informações importantes sobre o desempenho e o estado de processos ou ativos. A prática visa facilitar a comunicação, a tomada de decisão e a melhoria contínua, tornando as informações críticas acessíveis a todos os membros da equipe e partes interessadas.
Os dashboards são ferramentas muito úteis e versáteis, podendo ser utilizados em uma infinidade de setores, tais como negócios, vendas, finanças, marketing, manutenção, etc.
Quais são os 3 tipos de Dashboard?
Existem diversos tipos de dashboards, dependendo dos objetivos e do tipo de informação que se deseja mostrar. Falaremos a seguir dos 3 tipos de dashboards mais comuns:
- Dashboard Operacional: tem o objetivo de monitorar e gerenciar as operações diárias. Eles fornecem uma visão detalhada e em tempo real do desempenho de processos e atividades essenciais, ajudando a identificar problemas rapidamente e a tomar decisões informadas para melhorar a eficiência operacional. Como exemplo podemos citar os dashboards de controle de qualidade, ou de monitoramento em geral.
- Dashboard Tático: é uma ferramenta de visualização de dados projetada para apoiar o planejamento e a execução de atividades em nível intermediário dentro de uma organização. Eles servem como um link entre os dashboards estratégicos, que se concentram em objetivos de longo prazo, e os dashboards operacionais, que monitoram operações diárias. Os dashboards táticos ajudam os gestores a tomar decisões que otimizam processos e melhoram a eficiência em prazos de curto a médio prazo.
- Dashboard Estratégico: apresenta informações e métricas de alto nível que são essenciais para a definição e o acompanhamento de estratégias empresariais a longo prazo. Eles fornecem métricas de alto nível, KPIs estratégicos e dados históricos robustos. Como exemplo, dashboards de desempenho, de planos de crescimento, etc.
Quais ferramentas podem ser usadas para a implementação da Gestão à Vista?
Algumas ferramentas são utilizadas para a implementação da gestão à vista, tais como:
- Quadros Visuais: Utilizar o bom e velho quadro branco ou quadros magnéticos onde as informações são atualizadas manualmente e regularmente ainda é uma forma eficaz de implementar a gestão à vista, apesar de custosa. Esses quadros devem ser colocados em locais estratégicos, onde todos os membros da equipe possam vê-los facilmente.
- Sinalização Visual: O uso de cores, gráficos e símbolos para destacar informações importantes facilita a interpretação rápida dos dados. Por exemplo, utilizar cores diferentes para indicar o status dos ativos (verde para operacional, amarelo para manutenção, verm
- Software de Gestão de Manutenção: Softwares especializados, como o Engeman®, oferecem dashboards interativos e personalizados para monitorar e apresentar dados de manutenção. Esses softwares podem integrar-se com outros sistemas, como sensores de IoT, para fornecer dados em tempo real, melhorando ainda mais a precisão e a eficiência da gestão de manutenção.
Como implementar a Gestão à Vista?
Para implementar a gestão à vista de forma eficaz, siga estes passos:
- Identifique as Informações Críticas: Determine quais dados são essenciais para o monitoramento e a sua tomada de decisão. Isso pode incluir status dos ativos, KPIs, calendário de manutenção, ordens de serviço, alertas, histórico de manutenção, disponibilidade de recursos e planejamento de recursos. Lembre-se: há pontos em comum, mas também casos particulares de cada gestor.
- Escolha as Ferramentas Adequadas: Selecione as ferramentas que melhor atendem às necessidades da sua equipe, como quadros visuais, softwares de gestão de manutenção – o Engeman já está pronto para isso – ou sinalização visual. As ferramentas devem ser fáceis de usar e atualizar, garantindo que as informações estejam sempre precisas e atualizadas.
- Desenvolva um Sistema de Atualização: Mesmo utilizando um software, estabeleça um processo para a atualização regular das informações, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e precisos. Isso pode incluir a designação de responsáveis por atualizar os quadros visuais ou o uso de sistemas automatizados para coleta e exibição de dados. Quase sempre dados importantes vem da execução das ordens de serviço e encerrá-las regularmente no software é de extrema importância.
- Treine a Equipe: Capacite a equipe para utilizar as ferramentas e interpretar as informações apresentadas. O treinamento deve incluir a importância da gestão à vista, como usar as ferramentas escolhidas e como interpretar os dados para tomar decisões informadas. Não há decisão possível se não entendemos as informações apresentadas.
- Monitore e Ajuste: Acompanhe o uso da gestão à vista e faça ajustes conforme necessário para melhorar a eficácia e a eficiência dos indicadores. Isso pode incluir a revisão periódica dos dados exibidos, a atualização das ferramentas utilizadas ou a realização de treinamentos adicionais para a equipe.
O que deve ter em um Dashboard de Manutenção?
Você já viu até aqui a importância da gestão à vista, mas para que ela seja efetiva, os dashboards precisam conter algumas informações importantes, que garantirão uma leitura ampla pelo gestor da manutenção.
Listamos alguns pontos que todo dashboard deve ter, e como exemplo, trouxemos as telas do software Engeman®, que possui dashboards intuitivos e completos para a gestão da manutenção. Veja:
1. Status dos Ativos
A indicação do estado atual dos ativos é fundamental. Informações como se os ativos estão operacionais, em manutenção ou parados ajudam a equipe a priorizar suas atividades. Além disso, a visualização do status dos ativos permite uma resposta rápida a qualquer alteração, garantindo que as operações continuem sem interrupções desnecessárias. No Engeman®, chamamos isso de Monitoramento Sinótico.
Monitoramento Sinótico do Engeman®
2. Indicadores de Desempenho (KPIs)
KPIs são métricas cruciais para avaliar o desempenho dos ativos e das atividades de manutenção. Alguns dos KPIs mais comuns incluem:
- MTBF (Mean Time Between Failures): Mede o tempo médio entre falhas de um ativo, ajudando a avaliar sua confiabilidade.
- MTTR (Mean Time to Repair): Mede o tempo médio para reparar um ativo após uma falha, indicando a eficiência da equipe de manutenção.
- Disponibilidade: Percentual de tempo que os ativos estão operacionais, refletindo a eficácia geral da manutenção.
- Custos de manutenção: Monitorar os custos envolvidos ajuda a controlar o orçamento e identificar áreas onde é possível economizar.
Indicadores de Desempenho (KPIs) do Engeman®
3. Calendário de Manutenção
Ter um cronograma de manutenções visível, incluindo manutenções preventivas, preditivas e corretivas, permite uma melhor organização e planejamento. O calendário ajuda a garantir que todas as atividades de manutenção sejam realizadas no momento adequado, prevenindo falhas inesperadas e prolongando a vida útil dos ativos.
Calendário de Manutenção do Engeman®
4. Ordens de Serviço
O status das ordens de serviço, como trabalhos pendentes, em andamento e concluídos, é essencial para acompanhar o progresso das atividades de manutenção. Isso ajuda a equipe a priorizar suas tarefas e garantir que todas as manutenções necessárias sejam concluídas de maneira eficiente.
Dasbboard de Ordem de Serviço do Engeman®
5. Alertas e Notificações
Alertas sobre falhas iminentes, manutenções atrasadas ou necessidades urgentes de intervenção são fundamentais para uma resposta rápida e eficaz. Esses alertas ajudam a equipe a se concentrar nas áreas que precisam de atenção imediata, evitando problemas maiores no futuro.
Solicitação de Serviços de Manutenção do Engeman®
6. Histórico de Manutenção
Registros detalhados das manutenções realizadas, incluindo ações executadas, peças substituídas e custos envolvidos, são essenciais para analisar o desempenho dos ativos ao longo do tempo. O histórico de manutenção ajuda a identificar padrões de falhas e oportunidades de melhoria, contribuindo para a manutenção preditiva e a otimização dos processos.
Custos de Manutenção no Engeman®
7. Recursos e Materiais
A disponibilidade de peças de reposição, ferramentas e outros recursos necessários para a manutenção deve ser visível para evitar atrasos nas atividades de manutenção. A gestão à vista ajuda a garantir que todos os recursos estejam disponíveis quando necessários, facilitando a execução das manutenções.
Controle de Suprimentos no Engeman®
8. Planejamento e Alocação de Recursos
Planejar e alocar recursos humanos e materiais de forma eficaz é crucial para a eficiência das operações de manutenção. A gestão à vista permite identificar possíveis lacunas ou excessos na alocação de recursos, ajudando a equipe a ajustar seus planos e garantir que todas as manutenções sejam realizadas de maneira eficiente.
Recursos Humanos no Engeman®
Importância dos Dashboards na Manutenção de Ativos
Os dashboards são muito utilizados para ajudar na tomada de decisões rápidas e informadas. Eles podem ser personalizados para exibir os dados mais relevantes para o usuário ou organização, permitindo uma visão geral clara e objetiva das operações e atividades.
Veja a seguir mais alguns motivos que fazem os dashboards ser tão importantes para a gestão da manutenção:
1. Transparência
A transparência é um dos pilares da gestão à vista. Ao tornar as informações sobre os ativos e suas manutenções visíveis para todos, promove-se uma cultura de confiança e abertura.
Por exemplo, ao expor o status dos equipamentos, como operacionais, em manutenção ou parados, todos os membros da equipe podem entender rapidamente a situação atual. Isso elimina a necessidade de informações isoladas e ajuda a evitar mal-entendidos, promovendo um ambiente de trabalho onde todos estão cientes do que está acontecendo.
2. Comunicação
Melhorar a comunicação interna é um dos principais benefícios da gestão à vista. Quando informações críticas são exibidas de maneira clara e acessível, a necessidade de reuniões frequentes para atualização de status é reduzida.
As equipes podem se comunicar de forma mais eficiente, baseando-se em dados atualizados e visíveis a todos. Isso é especialmente importante em ambientes de manutenção, onde a coordenação entre diferentes equipes pode ser complexa. Os dashboards facilitam essa coordenação, garantindo que todos estejam na mesma página.
3. Tomada de Decisão Rápida
Em ambientes de manutenção, a capacidade de tomar decisões rápidas e informadas pode ser a diferença entre uma operação contínua e um tempo de inatividade prolongado. A gestão à vista permite que decisões sejam baseadas em dados em tempo real, essenciais para intervenções rápidas e eficazes.
Por exemplo, se um ativo crítico apresenta uma falha iminente, a informação visível e atualizada permite que a equipe de manutenção aja rapidamente para resolver o problema, minimizando o impacto na produção.
4. Monitoramento e Controle
A gestão à vista facilita o monitoramento contínuo dos ativos e das atividades de manutenção. Isso é crucial para identificar problemas antes que se tornem críticos e para encontrar oportunidades de melhoria nos processos de manutenção.
Além disso, proporciona uma visão clara do desempenho e do progresso das atividades de manutenção. Com indicadores de desempenho (KPIs) visíveis, como MTBF (Mean Time Between Failures) e MTTR (Mean Time to Repair), as equipes podem monitorar no dashboard o desempenho dos ativos e ajustar suas estratégias conforme necessário.
Consulte a planilha de MTBF e MTTR!
5. Engajamento da Equipe
Tornar as informações acessíveis a todos os membros da equipe promove a responsabilidade e o engajamento. Quando a equipe tem acesso aos dados de desempenho e pode ver o impacto de seu trabalho, eles se sentem mais envolvidos e motivados a contribuir para melhorias.
A gestão à vista também incentiva a responsabilidade compartilhada, pois todos podem ver como suas ações afetam o desempenho geral. Isso cria um ambiente de trabalho colaborativo e proativo, onde a equipe está constantemente buscando maneiras de melhorar.
Conclusão
A gestão à vista é uma prática poderosa aliada aos dashboards de manutenção de ativos, proporcionando transparência, melhor comunicação, tomada de decisão rápida, monitoramento contínuo e engajamento da equipe.
Ao implementar essa prática de forma eficaz, as organizações podem melhorar significativamente a gestão de seus ativos, reduzir o tempo de inatividade e aumentar a vida útil dos equipamentos, resultando em operações mais eficientes e lucrativas.
Investir na gestão à vista não é apenas uma melhoria operacional, mas uma mudança cultural que promove a responsabilidade, a colaboração e a melhoria contínua dentro da organização.
Para isso, conte sempre com o software Engeman® para implementar as melhores práticas de gestão. Agende uma demonstração e saiba mais!
