O que é Sistema de Gestão ?
Um sistema de gestão é um sistema que servirá para diversas atividades, como organização de informações, gerenciamento e controle de várias atividades e operações de vários setores em uma empresa.
Em outras palavras, é uma “forma organizada de fazer as coisas” dentro da empresa. Ele ajuda a planejar, executar, monitorar e melhorar continuamente as atividades, com base em metas bem definidas.
Sistemas de gestão normalmente estão baseados em uma norma ISO. Essas normas estabelecem diretrizes e requisitos que se repetem entre diferentes temas, garantindo padronização e boas práticas.
Um exemplo é a ISO 9001, que trata da gestão da qualidade. Baseado nisso, temos vários sistemas de gestão da qualidade SGQ que ajudam a controlar atividades como:
- gestão de não conformidade;
- auditorias internas;
- gestão de riscos;
- melhoria contínua das práticas de qualidade.
Além do aspecto conceitual, existem também soluções tecnológicas que automatizam e controlam esses processos, como ERP, CRM, SGQ, entre outros. Cada sistema atende a uma área específica, apoiando o gerenciamento diário e a tomada de decisões.
O que é SGI?
O SGI (Sistema de Gestão Integrada) é uma estrutura que unifica diferentes sistemas de gestão dentro de uma mesma organização, permitindo que áreas como qualidade, meio ambiente, segurança e outras trabalhem de forma coordenada, padronizada e estratégica.
Pode-se estruturar de forma única os sistemas já existentes em uma empresa ou também os sistemas que serão implementados.
É possível trabalhar aspectos de diversos tipos de gestão em um só sistema, ao invés de a empresa tratar separadamente cada gestão em sistemas diferentes ela integra tudo em um só sistema, mais organizado e eficiente.
O SGI pode ser trabalhado como modelo de gestão conceitual, que integra diferentes sistemas de gestão como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 dentro da empresa, com processos e objetivos que funcionam de forma coordenada. Pode ser apoiado e trabalhado também por softwares que seguem essa mesma metodologia de fazer vários tipos de gestões diferentes, porém integrada nele unicamente.
Normalmente, o SGI trabalha de forma integrada com três principais tipos de gestão. Mas diferente do que pensamos, não é somente essas três áreas que podem trabalhar de forma integrada dessa maneira, isso vai depender muito da necessidade de cada empresa.
Estes três principais sistemas são:
- Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9001
- Sistema de Gestão de Meio Ambiente – ISO 14001
- Sistema de Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho – ISO 45001
O objetivo do SGI através dessa integração é ajudar a empresa a alinhar seus processos, evitar retrabalhos, melhorar a comunicação interna e cumprir requisitos legais, de forma prática e unificada.
Como mencionamos acima, não são somente esses três sistemas que podem trabalhar de forma integrada. Cada área terá sim seus responsáveis qualificados e especializados para trabalhar em determinadas metas e planejamentos.
Unificar as informações em um só lugar ajuda a promover uma cultura organizacional mais consciente e colaborativa.
Etapas para implementar um SGI
Fazer a implementação de qualquer tipo de sistema dentro de uma empresa requer muito trabalho. No caso de um SGI, é importante contar com o envolvimento de várias pessoas, principalmente pessoas pertencentes aos setores dos sistemas que serão integrados.
Neste contexto, cada empresa seguirá as etapas a depender das necessidades que ela possui, principalmente porque os sistemas podem ser diferentes em cada caso. Mas de modo geral, podemos seguir alguns passos antes da escolha e da implementação de um sistema. Por exemplo:
- Identificação das necessidades: antes de tudo, até mesmo antes da escolha e da própria implementação, identifique de forma minuciosa os setores que necessitam de mudança, neste caso identifique os setores que podem trabalhar em conjunto em um só sistema para evitar as redundâncias;
- Mapeamento e padronização dos processos: depois de identificar os setores que irão trabalhar em conjunto é necessário padronizar a forma desse trabalho para que não haja confusão de informações. Os processos também precisam ser mapeados e revisados para identificar os pontos de integração entre as áreas e eliminar as atividades redundantes. Assim a eficiência do trabalho vai fluir conforme o esperado;
- Treinamento e capacitação da equipe: tudo que é novo requer um esforço maior em aprender e aceitar. Para que o proveito da implementação seja válido, treine as equipes envolvidas em sua forma de uso, conceitos e normas do SGI sobre as áreas envolvidas;
- Implantação do sistema e comunicação interna: com os processos revisados e a equipe preparada, inicia-se a implantação prática do SGI. Este é um momento de muito trabalho, pois as informações necessárias devem ser trazidas de modo que possam ser unificadas. E no caso de uso de um software, todos os dados devem ser inseridos, com a máxima precisão.
Para contar com a colaboração de todos neste processo, estabeleça procedimentos e canais para uma comunicação clara. Na contratação de um software é importante escolher um sistema SGI que você possa contar com a equipe de suporte deles para auxiliar em qualquer dificuldade, principalmente neste momento de implantação;
- Implementação: agora sim, depois de fazer todo o processo de identificação, treinamento e implantação do sistema, é hora de colocar em prática todo o planejamento. Neste momento todas as equipes envolvidas estarão trabalhando de forma nova, executando tudo o que foi passado nos treinamentos, então é importante monitorar todas as atividades, até que todos estejam adaptados a nova forma de trabalho.
A implementação de um SGI é um processo estratégico. Ela exige comprometimento, organização e participação de todos os envolvidos. Quando bem executado, além de melhorar os processos, fortalece a cultura organizacional da empresa.
Exemplo prático do uso de um SGI
Conhecer o conceito do Sistema de Gestão Integrado é muito bom, mas ver como ele funciona na prática traz um entendimento mais claro. Vamos entender de forma direta como uma empresa pode colocar em prática a implementação do SGI.
Em uma indústria alimentícia, por exemplo, é preciso seguir várias normas e requisitos de acordo com várias ISOs como a ISO 9001.
Neste contexto, vamos imaginar que essa indústria precisa de um sistema de gestão que atenda essa norma regulamentadora e a ISO 14001 por exemplo, que é sobre Sistema de Gestão Ambiental. Apesar de não ser obrigatória para todos, ela traz diversos benefícios e é seguida em diversas empresas.
Sendo assim, vale muito mais a pena que essa indústria adote um sistema SGI que trabalhe de forma integrada atendendo a estes dois ou mais requisitos, do que contratar sistemas separados, um que vai atender a cada requisito de forma isolada.
Trabalhar de forma unificada com SGI vai ajudar a essa empresa a obter certificados e atender a várias normas regulamentadoras.
Leia também: APPCC: o que é e como aplicar na prática para garantir a segurança alimentar.
SGI x Sistema Especializado: qual escolher para a gestão da manutenção?
Trazendo agora o SGI não somente de forma conceitual, mas tecnológica, quando falamos em sistemas de gestão integrada, é comum surgirem dúvidas sobre a melhor forma de gerenciar áreas específicas dentro da organização, como a manutenção.
Afinal, vale mais a pena utilizar um sistema “tudo em um”, com um módulo de manutenção já embutido, ou é melhor contar com um sistema CMMS especializado? A resposta é: depende da sua necessidade.
Se você tem uma necessidade maior de melhoria no setor de manutenção devido a várias falhas então talvez o melhor seja contratar um software especializado.
Sistemas focados e especializados em manutenção, como o software Engeman®, permitem um controle bem mais detalhado da área
Quando escolher um sistema especializado (como o Engeman®)
O Engeman® ajuda a atender as reais e profundas necessidades do setor de manutenção, desde o planejamento, gerenciamento. Para empresas que possuem:
- alto volume de ativos;
- grande número de ordens de serviço;
- necessidade de análise de falhas;
- indicadores críticos como MTBF e MTTR;
- gestão de recursos, mão de obra e materiais;
- planejamento estruturado de manutenções.
Um módulo básico dentro de um SGI não oferece controle suficiente.Por outro lado, os módulos de manutenção dentro de um sistema SGI como em ERPs (Enterprise Resource Planning), tendem a ser mais gerenciais e atendem a parte de gestão de manutenção de forma pouco mais ampla e não detalhada.
Então se você tem a necessidade de dar um cuidado maior para o setor de manutenção com a finalidade de trazer melhorias consideráveis, o melhor é poder contar com o Engeman®. Ele permite:
- controle avançado de falhas e histórico dos equipamentos;
- planejamento detalhado da manutenção (preventiva, preditiva, corretiva e inspeções);
- configuração de planos por criticidade;
- análise precisa de comportamento e vida útil dos ativos;
- rastreabilidade completa das atividades;
- geração de relatórios e indicadores (MTBF, MTTR, backlog, disponibilidade etc.).
Além disso, a Engeman disponibiliza ainda uma equipe especializada para auxiliar desde o momento da contratação até os dias de uso, um diferencial decisivo para manter a manutenção estruturada e confiável.
Conclusão
Podemos concluir que implementar o SGI é uma forma inteligente de organizar a empresa, unindo áreas como qualidade, meio ambiente e segurança do trabalho em um só caminho. Isso facilita a rotina, evita retrabalho e ajuda a alcançar resultados com mais eficiência.
Além disso, contar com ferramentas certas faz toda a diferença. Softwares como o Engeman®, ajudam a cuidar da manutenção de forma mais detalhada.
No fim, o mais importante é que a empresa caminhe com processos claros, pessoas envolvidas e foco na melhoria contínua seja unificando os processos ou trabalhando de forma individual conforme cada necessidade.
Fale com um de nossos especialistas para conhecer melhor o Engeman® e fazer a gestão da manutenção de forma detalhada e especializada. Esperamos por você!
