Planejamento de manutenção na gestão de frotas

Pensando na importância do planejamento de manutenção na gestão de frotas, criamos este post com alguns pontos importantes sobre o assunto e demonstramos como um software pode otimizar os seus processos.

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Pensar no que deve ser feito para realizar uma manutenção adequada é mais fácil do que colocar as ideias em prática. O gestor pode facilmente se perder em meio a tantos processos. Por isso, o bom planejamento é essencial.  

O planejamento adequado contribui para que os indicadores de manutenção possam ser controlados e medidos com mais facilidade, o que aumenta a produtividade da frota. O risco de falha humana com controles precisos reduz drasticamente e isso impacta diretamente na preservação da vida útil dos ativos. 

Pensando na importância do planejamento de manutenção na gestão de frotas, criamos esse post com alguns pontos importantes que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Plano de Manutenção Preventiva

É fundamental criar um Plano de Manutenção Preventiva — documento que lista todos os serviços a serem realizados em cada veículo. Obviamente, cada serviço demanda uma periodicidade diferente, dependendo do tipo de veículo e das especificidades do componente. Essas informações podem ser coletadas por meio do Manual do Proprietário, que informa as recomendações da fábrica.

Assim, podemos dizer que cada veículo terá seu próprio Plano de Manutenção. Esse registro indicará qual o período de inspeção de cada item. Considere um caso real, previsto no Manual do Proprietário do Classic. A Chevrolet recomenda a realização de manutenções preventivas a cada 10.000 km ou 1 ano de uso, caso essa quilometragem não seja atingida nesse período. 

Entre outras indicações, o Plano de Manutenção Preventiva da fabricante recomenda o seguinte em relação ao sistema de arrefecimento: 

  • verificar o líquido: em todas as inspeções; 
  • conferir o estado de mangueiras, conexões, radiador, bomba d’água: a cada duas inspeções. 

Em relação ao sistema de freios:

  • pastilhas e discos de freios: em todas as inspeções;
  • lonas e tambores: a cada três inspeções;
  • tubulações e mangueiras de freio: a cada duas inspeções; 
  • freio de estacionamento (de mão): em todas as inspeções; 
  • fluido de freio: a cada duas as inspeções.

Obviamente, a equipe de manutenção poderá propor outros tópicos de intervenções de acordo com as necessidades dos veículos, da carga transportada, dos clientes e do negócio como um todo. Para isso, o gestor poderá levantar alguns questionamentos, como:

  • Quais são as possíveis falhas que podem ocorrer? 
  • Que problemas podem resultar dessas falhas? 
  • Para evitar essas falhas, qual é a periodicidade de manutenções mais adequada?
  • Que tipo de intervenção deve ser realizada para prevenir essas falhas? 
  • Caso o problema ocorra, o que pode ser feito para minimizar os danos?

A partir dessas ações, caberá ao gestor de manutenção definir um cronograma com datas específicas, gerenciando a rotatividade dos veículos e coordenando os trabalhos dos profissionais. 

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Tela Engeman® – Cronograma

Dificuldades no gerenciamento de frotas

Certamente, quando nos referimos a uma frota, as dificuldades de gerenciamento são muito maiores, já que o trabalho do gestor vai muito além de programar inspeções. Envolve também planejar as rotas e viagens de modo estratégico. 

Por exemplo, digamos que uma empresa tenha 10 viagens a serem realizadas na semana, cada uma com distâncias distintas. O negócio conta com uma frota de 5 veículos (A, B, C, D e E). Eles estão em níveis de rodagem bem diferentes até a próxima manutenção. Como escolher qual veículo usar em cada uma das viagens?

Por isso, vamos ver quais estratégias o gestor de manutenção pode lançar mão para dar base para suas decisões de modo mais eficiente!

Dicas para otimizar os processos de planejamento

Ao otimizar os processos de planejamento e execução de manutenções preventivas, o gestor garante a redução de custos e elevação do padrão de qualidade técnica e operacional dos veículos. Mas de que formas ele pode otimizar sua gestão? Observe um passo a passo:

  • Liste todos os veículos da frota 

Essa é a ação mais básica. É o primeiro passo para fazer um levantamento da infraestrutura da empresa. Na lista, informe todos os dados sobre os veículos, como fabricante, modelo, ano, placa, quilometragem total, dados sobre a última inspeção etc. Essas informações podem ser registradas em uma planilha ou em um software especialista, a fim de que o gestor tenha uma visão ampla e total desses ativos de modo organizado.

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Tela Engeman® – Cadastro de veículos

  •  Crie relatórios gerenciais mensais 

Em uma outra planilha ou no ambiente adequado do software  CMMS utilizado, devem ser inseridos dados sobre as despesas de abastecimento de cada veículo e os custos relacionados à manutenção. É importante ainda que se registre a quilometragem referente a cada gasto com combustível. Assim, será possível descobrir o consumo médio dos veículos, identificando quais rodam ou gastam mais, além de detectar aqueles que estejam com um consumo acima da média. Lembre-se que estes relatórios podem ser facilmente gerados utilizando o uso de softwares de gestão de manutenção, uma vez que todos os processos são automatizados.

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Tela Engeman® – Relatório Dashboard

  • Implemente programas de treinamento 

O principal elemento de um veículo é o seu condutor, e seu comportamento é decisivo para determinar a segurança e o bom desempenho de toda a operação. A conduta do motorista ao volante pode reduzir o consumo de combustível, a necessidade de manutenções corretivas e a ocorrência de multas. Por meio do treinamento regular, o gestor promove o respeito às regras de trânsito e à vida, e contribui para que os condutores evitem más práticas na direção, como acelerações desnecessárias e frenagens bruscas, hábitos que elevam o gasto de combustível e o desgaste de peças.

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Tela Engeman® – Qualificações

  • Gerencie as rotas 

Sensores e dispositivos modernos disponíveis hoje no mercado permitem que o gestor rastreie cada veículo da frota e defina os melhores trajetos com base não só na distância, mas também na ocorrência de acidentes, congestionamentos e outros fatores. Esse rastreamento constante pode auxiliar o gestor no momento de verificar se os motoristas estão cumprindo as rotas definidas ou se estão realizando desvios para resolver assuntos pessoais, o que aumentaria os custos de operação. Além disso, a empresa garante que seus veículos estejam sendo conduzidos de modo seguro, dentro dos limites de velocidade permitidos.

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Tela Engeman® – Geolocalização

O uso de um software na gestão de frotas

O uso de sistemas informatizados para o controle de frotas otimiza os trabalhos da gestão. Imagine uma empresa com um grande número de caminhões e que tenha que controlar todas as manutenções, trocas de óleo, pneus, controle de quilometragem… tudo isso seria muito difícil de controlar se fosse feito através de planilhas. A extração de dados históricos desses ativos para relatórios de custos por exemplo seria muito complicado para se fazer manualmente, sem falar que a confiabilidade desses relatórios poderia ser questionada. 

O uso de softwares especialistas em gestão de manutenção é uma estratégia muito eficaz pois possibilita que o controle seja realizado de forma mais assertiva e a tomada de decisões mais estratégica. Possibilita um controle com mais precisão e reduz as falhas humanas no processo de gestão. Todos os dados da frota são registrados no sistema e calculados de forma automática.

O software Engeman® possui funcionalidades que vão otimizar o seu planejamento para uma gestão de frotas automatizada e assertiva, com relatórios, dashboards e gráficos específicos para facilitar sua gestão e ser mais competitiva no seu ramo de atividade.

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Tela Engeman®- Movimentação visual de veículos

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