Previsão de Custos na Manutenção: como estimar de forma eficiente?

Previsão de custos na manutenção

A análise dos custos de manutenção é muito útil e necessária, porém, nos tempos atuais existe uma demanda extra muito importante. Hoje o PCM precisa ter conhecimento também da previsão de custos. Não basta apenas saber se há estoque, equipe ou se a produção está preparada para a interrupção. 

A previsão de custos de manutenção é o processo de projeção dos próximos gastos necessários para manter as operações em funcionamento. Embora não seja uma tarefa fácil, apropriar orçamentos adequados à manutenção é essencial para a eficiência do negócio.

O controle deve abranger os custos, visto que o investimento das empresas para os setores de manutenção tem crescido de forma considerável na última década. Alguns exemplos que podem ajudar nessa previsão são:

• Mão de obra;
• Peças (estoque);
• Terceirização;
• Parada de produção (disponibilidade).

Portanto, é importante  que a previsão de custos seja realizada após o planejamento de manutenção. Se feita anteriormente ao planejamento, pode gerar incoerência e limitação de recursos. Em síntese, o cronograma de manutenção que é o reflexo dos planos (periódicos, acumulativos, preditivos, etc.), vão gerar a necessidade de recursos, e a partir destes, a previsão de custos.

A previsão vai gerar a demanda de contratação de mão de obra, seja interna ou terceirizada, planejamento de compra de peças e adequação entre produção e manutenção. Com estes dados em mãos começa a análise gerencial, buscando a informação de quanto este valor compreende na meta estabelecida, se está acima ou abaixo da meta, a necessidade de horas extras, etc. A gerência vai definir qual a tratativa a ser adotada, alinhada com o objetivo da empresa e metas.

Quais são os custos da manutenção?

Antes de tudo, precisamos entender o que pode ser considerado como custo da manutenção. Custo da manutenção, nada mais é que: 

• Custo com a mão de obra;
• Custo com ferramentas;
• Custo com materiais de reposição (peças, insumos);
• Custo relacionado a depreciação do equipamento;
• Custo extra, ou seja, não programado no início da manutenção 
• Custo de interferência de parada programada (ou não) do equipamento. 

O problema é que muitas vezes, por falta de indicadores de  manutenção, o gestor não consegue apurar todos os custos com as atividades executadas. Isso porque o excesso de demandas que o gestor precisa lidar no dia a dia muitas vezes dificulta o registro de todos os processos e custos com a manutenção.  

Sem falar que, se a empresa não possuir um software especializado em registrar históricos das manutenções que inclui seus custos, seu controle se torna muito trabalhoso. Portanto, problemas em controlar custos de manutenção podem ser prejudiciais para sua empresa. 

Já sabemos quais são os custos da manutenção, mas para melhor entendimento, podemos classificá-los em custos diretos, indiretos e induzidos. 

Quais são os custos diretos da manutenção?

Os custos diretos se referem aos recursos destinados ao serviço de manutenção, exemplo: 

• Custo com a mão de obra, 
• Custo com ferramentas,
• Custo com peças de reposição e insumos.

Ou seja, são custos relacionados ao dia a dia da operação. 

Quais são os custos indiretos da manutenção?

Os custos indiretos da manutenção estão relacionados à depreciação do equipamento, ou seja, sua perda de valor relacionado ao seu tempo de uso. 

Outro ponto de destaque do custo indireto, está relacionado à perda produtiva, que tem a ver com paradas indesejadas do equipamento que causam interferências na produção, o que certamente é prejuízo para a empresa. 

Quais são os custos induzidos da manutenção?

Temos ainda os custos induzidos da manutenção, que são provenientes de custos extras não programados como: 

• Erros da manutenção;
• Atrasos nas atividades por falta de mão de obra, materiais devido à má gestão; 
• Desperdícios (de tempo e recursos), dentre outros. 

Vale destacar que é fundamental ter conhecimento dessas classificações de custos para uma melhor análise e um controle mais eficiente.

Como calcular os custos de manutenção?

Agora que já conhecemos as classificações dos custos de manutenção, é preciso entender como calculá-los. 

É fácil mensurar os custos de uma peça de reposição. Ao informar sua quantidade gasta em uma manutenção específica, você terá o custo dos materiais. Mas e para mensurar os custos de manutenção com a mão de obra por exemplo? Será necessário obter informações como: 

• Escala de horário do funcionário e valor do homem hora, a fim de calcular os custos com sua mão de obra versus o tempo de execução. Bem como, calcular sua hora extra, quando houver; 
• Movimentações de ausências do colaborador, a fim de programar as manutenções baseando-se na disponibilidade de seu time, sem comprometer o tempo de execução de cada atividade. 

Outro desafio para os gestores de manutenção é o fato de calcular a interferência em uma parada não programada. É fundamental possuir indicadores do tempo médio entre as falhas e reparos e qual o valor monetário destas interferências na produção.  

É necessário ter conhecimento de: 

• Qual a quantidade produzida por hora pelo equipamento; 
• Qual o tempo de parada programada ou não de cada equipamento. 

Sem falar que é preciso ter registrado os custos induzidos na manutenção, que muitas vezes, não é facilmente detectado pelo gestor, a menos que possua um controle minucioso ou conte com uma ferramenta especializada.  

Benefícios da previsão de custos da manutenção

A previsão de custos na manutenção é extremamente importante para o sucesso dos negócios. Ela ajuda a criar transparência nos custos operacionais, assim como facilita a tomada de decisões efetivas para gerenciar os custos da manutenção. 

A realização do planejamento de manutenção tem o objetivo de ajudar a definir os recursos que serão necessários no futuro, ou seja, melhorar a previsão de custos, a fim de não ter surpresas ao executar a manutenção. 

Além disso, reduz as surpresas desagradáveis nos relatórios financeiros, e possibilita uma tomada de decisões precisas sobre quais ativos necessitam de maior atenção. Isso pode ajudar a identificar áreas que exigem um investimento adicional antes que problemas ocorram ou se agravem.

A importância dos Relatórios e Indicadores

Para que todos os custos possam ser corretamente analisados, cabe à empresa ter os mais diversos relatórios e indicadores, que possam ser extraídos de forma bem flexível, em períodos livres (dias, meses, trimestres, etc.) sobre qualquer centro de custo, área, equipamento ou filial. 

Abaixo segue a listagem dos indicadores considerados os mais importantes:

• MTBF – Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre Falhas; 
• MTTR – Mean Time Between Repair ou Tempo Médio Entre Reparos;
• Disponibilidade de máquinas;
• Confiabilidade;
• Custo por tipo de manutenção (preventivas, corretivas, preditivas ou outros);
• Custos com estoque;
• Custos com Homem-Hora;
• Custos com interferência no processo produtivo;
• Custos com serviços terceirizados;
• Volume de Ordens de Serviço por status;
• Horas de máquina paradas.

Ferramenta para gestão de custos da manutenção

Uma escolha assertiva para estimar a previsão de custos é optar por um software de manutenção especialista, conhecido como CMMS, que além de controlar os custos da manutenção, traz indicadores gerais desta. 

Um Software CMMS, como o Engeman®, apresenta todas as movimentações dos equipamentos, controla seus planos de manutenções, toda a vida útil de seus ativos, com informações de data de aquisição, valor de compra e disponibilidade destes equipamentos. 

O Engeman® possui mais de 280 relatórios sobre a gestão da manutenção para facilitar todo o processo de gerenciamento e assim aumentar a confiabilidade do seu negócio. A seguir, veja alguns relatórios fornecidos pelo Engeman® e que podem ajudar na sua tomada de decisões e previsão de custos da manutenção:

Conclusão

Sabemos que o setor de manutenção trabalha veementemente para aumentar a vida útil dos equipamentos e consequentemente evitar a ocorrência de falhas. E a melhor forma de atingir esse objetivo, é através dos controles de custos das manutenções.

Diante disso, é válido ressaltar que cada empresa possui realidades e necessidades diferentes de acordo com suas estratégias. Consequentemente, é importante ter uma ferramenta de controle que ofereça flexibilidade na criação de novos relatórios e indicadores.

Conheça o Engeman® e entenda por que nossos clientes estão  obtendo resultados fantásticos na gestão e controle de custos da manutenção com a nossa solução. 

Para entender mais detalhadamente como realizar o controle de custos no Engeman®, acesse o White paper “Aprenda a controlar os Custos da Manutenção no Engeman®”