6 critérios para escolher o melhor programa de manutenção

Adotar um bom programa de manutenção é essencial para quem quer ter bons resultados em um mercado tão exigente e competitivo como o de hoje.

O desempenho da manutenção tem um grande impacto em toda a empresa. Enquanto sua eficiência aumenta a produtividade das linhas de produção, suas falhas podem gerar gargalos em diversos outros setores. Por isso, adotar um bom programa de manutenção é essencial para quem quer ter bons resultados em um mercado tão exigente.

Mas, afinal, o que devemos encontrar em um software desse tipo? Para responder a essa questão, mostraremos aqui os 6 principais pontos que você deve conferir antes de fazer a escolha do programa. Confira!

1. Cadastra todo tipo de informação

O uso de um programa de manutenção geralmente leva à economia de dinheiro em outros lugares, como estoque e mão de obra. Entretanto, para isso, é preciso garantir que ele tenha as funcionalidades que vão otimizar essas outras atividades — e uma delas é o cadastro de informações.

O software de manutenção deve registrar, por exemplo, os equipamentos da fábrica, para que seja possível gerenciar os serviços realizados em cada um. O mesmo procedimento se aplica às peças e ferramentas do próprio setor.

Equipamentos que têm horímetro ou hodômetro também devem ter essas informações lançadas no sistema. São dados que devem ser gerenciados com eficiência, o que só um bom programa de manutenção permite fazer.

2. Planeja e acompanha a execução dos serviços

Um ponto essencial do software de manutenção é que ele deve ser uma ferramenta de gestão e não simplesmente um centro de registro de dados. Isso significa agilizar e organizar o trabalho do gestor com funções de planejamento e acompanhamento dos serviços.

O programa deve viabilizar a criação de um cronograma para a equipe. As Ordens de Serviço devem incluir informações como a data, o responsável pela intervenção, o equipamento, o tempo estimado etc.

Além disso, é importante que o software ofereça ao gestor uma visibilidade sobre os serviços que estão sendo realizados naquele momento. Vale destacar que a gestão de estoque é parte importante desse processo, já que ela serve como base para o setor.

3. Identifica os equipamentos de maneira simplificada

Cada empresa tem suas próprias características e, dependendo do setor de atuação, podem haver centenas ou até milhares de equipamentos, ferramentas, peças e produtos cadastrados. Isso gera um volume gigantesco de informações para gerenciar, sobretudo para quem lida com as compras.

O software deve permitir que a identificação seja simplificada e acessível, para que os dados de cada item sejam encontrados com mais facilidade. Ferramentas, por exemplo, precisam ser marcadas individualmente para que o tempo de uso seja monitorado e a substituição seja feita na hora certa.

Em relação aos equipamentos, é importante que o sistema permita anexar imagens/fotos e outros tipos de documento para consulta.

4. Oferece relatórios e gráficos com indicadores

O programa de manutenção ideal é aquele que não restringe a eficiência de quem o utiliza e, sempre que possível, potencializa a produtividade. Em meio aos processos de gestão, por exemplo, ele tem um grande potencial de viabilizar análises mais completas do desempenho das equipes.

A geração de relatórios e gráficos ajuda a justificar o investimento em manutenção preventiva, pois facilita a exibição de um tempo de inatividade reduzido. O tempo, nesse sentido, é um indicador de desempenho muito importante — algo que o software não pode deixar de oferecer.

Os KPIs ajudam a entender melhor a realidade da empresa com base em dados confiáveis, para que a gestão não seja baseada apenas em achismos. É fundamental contar com informações relevantes, atualizadas e organizadas no dia a dia do setor.

Os custos também devem ser acompanhados de perto, pois eles são reflexo da eficiência do setor — ou da falta dela. Nesse sentido, é interessante contar com relatórios de custos mensais para cada setor ou centro de custo.

Isso ajuda a identificar quem está gerando a maior demanda de serviços.

5. Acompanha as ocorrências relacionadas ao setor

O monitoramento das atividades é um ponto crítico na manutenção. O papel do programa de manutenção aqui é permitir que o gestor esteja atento às demandas da equipe e da empresa como um todo para tomar as decisões certas na hora certa. Nesse sentido, o software deve notificá-lo quando necessário.

Isso significa emitir alarmes no momento em que excederem-se os limites de horas ou outros controladores para planos cumulativos. E para um planejamento mais eficaz, é importante que o programa tenha um sistema de pesquisa de histórico de serviços e outras informações.

6. Flexibilidade para diferentes empresas

Existe uma série de funcionalidades que podem beneficiar o setor de manutenção, mas é importante partir do princípio de que o software deve atender às demandas específicas de cada empresa. Isso significa ser flexível para organizações de diferentes tamanhos e setores, além de atender às suas necessidades mais pontuais.

O programa deve estar alinhado, por exemplo, aos processos e normas existentes na empresa. Portanto, é importante começar com um levantamento do seu histórico de serviços e definir com clareza o padrão de funcionamento da manutenção.

Quais são as tarefas mais frequentes da equipe? Os tipos de equipamento que a empresa utiliza? E quais os tipos de insumo mais usados? Que serviços são realizados externamente? Como é feito o cronograma da manutenção preventiva?

Quando a empresa trabalha muito com ações corretivas, o custo tende a ser maior. Nesse caso, é fundamental criar uma estratégia para aumentar a manutenção preventiva e estar um passo à frente dos problemas.

O software colabora de duas maneiras:

  • é mais confiável trabalhar com base no seu cronograma do que acompanhar a manutenção em um calendário impresso ou agendar tarefas no Outlook (você pode definir notificações baseadas na leitura do tempo e do medidor no software, o que facilita a manutenção programada);

  • permite que os técnicos registrem um problema assim que o detectarem, para que sua equipe faça o diagnóstico e a correção antes que algo realmente ocorra.

Como você pode ver, são critérios objetivos e que fazem toda a diferença na hora da escolha do programa de manutenção. Colocando essas dicas em prática, você pode definir quais são as características essenciais para sua empresa e adquirir um sistema que entregue aquilo que você procura!

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