7 vantagens de ter um sistema de controle de estoque na sua empresa

visando agregar valor à marca e gerar um diferencial competitivo, implantar um sistema de controle de estoque é uma tendência que cresce cada vez mais.

O uso da tecnologia em prol do desenvolvimento do negócio se tornou necessidade no mundo corporativo. Hoje, é essencial adotar soluções inovadoras para otimizar processos, visando agregar valor à marca e gerar um diferencial competitivo. Nesse sentido, implantar um sistema de controle de estoque é uma tendência que cresce cada vez mais.

No entanto, esse tipo de mudança estrutural costuma levantar algumas dúvidas entre gestores e empresários. Afinal, você conhece os impactos causados pela inserção dessa tecnologia em um setor tão crucial para a eficiência da manutenção e da produção?

Criamos este post para esclarecer o assunto definitivamente, mostrando os 7 principais benefícios de um sistema de controle de estoque. Confira!

1. Otimizar o processo de compras

A compra de materiais e insumos é um dos pilares do estoque — e um dos pontos mais afetados positivamente pela utilização de um sistema de controle. Grosso modo, ele permite disponibilizar os recursos nas datas previstas pela manutenção.

Para isso, o sistema reserva os materiais de acordo com a programação e os planos de consumo, detalhando cada item, sua quantidade, a data de utilização etc. Além disso, a ferramenta permite nivelar os recursos: se os cálculos indicarem, por exemplo, que não haverá disponibilidade na data programada para a manutenção, uma data posterior é automaticamente sugerida.

Na prática, o que o sistema permite é organizar as compras de materiais e insumos de forma mais eficiente, evitando tanto os atrasos quanto os excessos de itens — dois fatores que impactam diretamente no bolso da empresa.

2. Facilitar o controle de fornecedores

Um sistema eficaz não só permite o cadastramento dos fornecedores, mas a categorização conforme os parâmetros estabelecidos pelo gestor. O software da Engeman®, por exemplo, faz isso em uma escala percentual (de 0 a 100). Trata-se de uma avaliação que subjetiva as condições de fornecimento de cada empresa parceira, de acordo com os materiais e serviços que oferece.

Os dados são utilizados para calcular um valor médio que expressa a qualidade do fornecedor em relação aos bens que o estoque compra dele. Com isso, é possível listar fornecedores de um mesmo item e analisar esse indicador para identificar o que se enquadra melhor naquela demanda específica.

As decisões podem alternar, por exemplo, entre a escolha por uma compra de materiais com qualidade mais alta e entrega imediata, mas com preço também elevado, ou por um prazo de entrega maior para ter acesso a um custo-benefício elevado.

3. Auxiliar no planejamento financeiro anual

Como mencionamos anteriormente, o excesso de materiais pode gerar um custo elevado, comprometendo o giro de caixa da empresa e seus investimentos. Por isso, o sistema de controle de estoque tem sido adotado como uma solução para melhorar a saúde financeira do negócio, auxiliando no planejamento anual.

O gestor ganha acesso a uma visão completa sobre o estoque: panorâmica, sobre seu funcionamento mais amplo, e detalhada, sobre cada um dos processos. Em outras palavras, é possível levantar dados sobre o estoque, analisar os custos anteriores para prever os futuros, desenvolver estratégias junto à direção da empresa etc.

O resultado é um planejamento financeiro anual baseado em dados mais confiáveis, tornando o estoque um setor estratégico para a empresa.

4. Prevenir prejuízos

Reduzir custos é um grande objetivo de qualquer empresa. No estoque, entretanto, essa tarefa esbarra em um obstáculo importante: a gestão de materiais. Cada um tem suas particularidades, como vencimento, tipo de armazenamento indicado, custo e prazo de entrega.

Lidar com esses fatores exige um olhar aguçado que torne a produção mais enxuta (Lean Manufacturing). Isso significa, na prática, que o estoque está alinhado de perto com cada projeto em andamento, armazenando as quantidades ideais para produção — ou seja, não pode faltar material, mas também não pode haver excesso.

O sistema de controle aumenta o poder de monitoramento do gestor. Suas tomadas de decisão podem ser embasadas nos dados já registrados e no planejamento da empresa, permitindo que ele controle os fatores que geram custos na manutenção.

Podemos destacar, por exemplo, a gestão de recursos humanos e materiais, as perdas de produção geradas pelas intervenções dos técnicos, as perdas por devolução ou reprocesso e os serviços terceirizados.

No dia a dia da produção, o estoque pode ser alinhado diariamente para que não cause prejuízos, tanto em relação ao desperdício quanto ao atraso da produção. É um equilíbrio que deve ser buscado a todo momento, mas é praticamente impossível de ser alcançado sem o auxílio da tecnologia.

5. Controlar o inventário

Um bom nível de produtividade não depende simplesmente da gestão dos materiais e insumos. Controlar o inventário é uma necessidade para empresas de todos os tamanhos, já que os ativos representam um valor investido pela empresa. Logo, eles precisam ser gerenciados com cuidado.

Todo ativo pode passar por manutenção ou mesmo ser descartado ao final da vida útil. Tudo depende das características específicas de cada item. O que todos eles têm em comum é que devem estar à disposição sempre que um profissional precisar, seja uma ferramenta, seja um computador.

Um sistema de controle de estoque eficiente permite o registro dos ativos, assim como das informações referentes à sua vida útil: quando passou por uma manutenção, quando deve ser substituído, onde fica armazenado, quem utilizou etc.

Assim, a empresa pode tirar valor do uso desses itens e garantir que eles estejam sempre em bom estado. Vale destacar que a gestão de inventário auxilia no planejamento financeiro, pois informa quando determinados ativos devem ser substituídos.

6. Fornecer relatórios gerenciais

Relatórios são fundamentais para compreender o desempenho de um setor e mantê-lo alinhado aos objetivos da empresa. 

O Engeman®, por exemplo, gera relatórios com informações sobre fatores como:

  • consumo de materiais;
  • ordens de serviço abertas e fechadas;
  • ordens de serviço em atraso;
  • custo da manutenção;
  • acompanhamento diário de funcionários;
  • gráficos comparativos mensais de custo;
  • gráficos de resumo do custo gerencial;
  • cronograma de execução de serviços;
  • cronograma de previsão de manutenção periódica;
  • análise de ocorrências;
  • indicadores da manutenção;
  • relação entre tipo de manutenção e ordens de serviço;
  • entre outros.

7. Integrar os setores da empresa

Por fim, vale destacar que essa solução ajuda a integrar o estoque com os demais setores da empresa. As informações ficam centralizadas em um ambiente digital acessível para aqueles que precisam das informações.

O resultado é o alinhamento progressivo dos setores, que passam a trabalhar com base nas mesmas informações, evitando falhas de comunicação. Os dados são atualizados para todos assim que são cadastrados no sistema, permitindo a otimização do planejamento.

Como você pôde ver, são impactos significativos para a rotina de qualquer empresa. Não é à toa que o sistema de controle de estoque tem se tornado um aliado insubstituível na indústria. Faça uma análise dos seus processos de manutenção e veja como essa ferramenta pode ajudar sua empresa a ser mais produtiva, agregando valor aos negócios!

Quer mais conteúdo sobre o tema? Então veja também nosso artigo sobre qual o sistema de gerenciamento de estoque mais adequado!

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