A gestão de manutenção é uma área essencial para a eficiência operacional de qualquer empresa, seja ela grande ou pequena. No entanto, para pequenas empresas, que frequentemente operam com orçamentos limitados, pouca mão de obra e muita pressão por resultados, a manutenção pode se tornar um desafio significativo.
Felizmente, existem estratégias e soluções que podem ser implementadas para superar essas dificuldades, incluindo o recente lançamento do Engeman® Starter, uma versão simplificada e mais acessível do renomado software Engeman®, desenvolvida especificamente para esse perfil de empresa.
Neste artigo, entenda as estratégias que podem ser usadas para a gestão de manutenção para pequenas empresas, confira!
O que é considerado uma pequena empresa?
Uma pequena empresa é geralmente caracterizada por seu faturamento anual, número de empregados e, em alguns casos, o setor de atividade. No Brasil, o critério principal para classificação de pequenas empresas é estabelecido pelo Sebrae e outros órgãos, como a Lei Complementar nº 123/2006, também conhecida como Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, que dita:
- Microempresa (ME): Faturamento bruto anual de até R$ 360 mil.
- Empresa de Pequeno Porte (EPP): Faturamento bruto anual acima de R$ 360 mil e até R$ 4,8 milhões.
A Lei Geral dispõe ainda sobre:
- Criação do Simples Nacional;
- Redução da Burocracia;
- Acesso a Crédito e Mercado;
- Desoneração e Incentivos;
- Incentivo à Formalização, entre outros pontos.
Essa lei é fundamental para o fortalecimento das micro e pequenas empresas no Brasil, oferecendo um ambiente mais favorável para seu desenvolvimento.
Até aqui falamos sobre as definições legais da existência das pequenas e microempresas. Mas para o seu sucesso, os administradores e gestores precisam entender cuidar bem dos seus ativos e maquinário, isso porque sem eles o consumidor final não terá o produto, fruto do bom funcionamento das máquinas.
Aí que entramos no tema que gostamos muito por aqui: a manutenção. Em qualquer tamanho de empresa, a manutenção de ativos precisa ser levada em consideração, pois ela pode fazer com que um pequeno negócio entre em falência, pois o maquinário pode consumir grande parte do capital, se este não for bem cuidado.
Quais são os desafios da manutenção para pequenas empresas?
Assim como nas grandes empresas com sistemas complexos e um grande número de ativos, as pequenas empresas também enfrentam problemas e desafios específicos, muitas vezes ligados a limitações de recursos e estrutura. Como principais desafios, podemos citar:
- Recursos limitados: as pequenas empresas muitas vezes contam com orçamentos mais restritos, o que pode dificultar o investimento em manutenção preventiva. Com isso, as pequenas empresas podem acabar ficando dependentes da manutenção corretiva e reativa, o que resulta ser mais cara a longo prazo.
- Falta de mão de obra especializada: nas pequenas empresas, pela restrição de orçamento, muitas vezes não é possível manter equipes dedicadas exclusivamente à manutenção. É comum que os funcionários tenham múltiplas tarefas e cuidar também da manutenção, sem o conhecimento técnico necessário das intervenções. Isso pode causar problemas para os equipamentos, influenciando inclusive na vida útil dos equipamentos.
- Dificuldades com planejamento: Não é surpresa para você que nos acompanha que contar com ferramentas de gestão são essenciais para o planejamento das ações. As pequenas empresas muitas vezes não possuem sistemas e ferramentas de gestão adequados para planejar e organizar a manutenção de forma eficiente.
- Aquisição de peças e serviços: as pequenas empresas podem enfrentar problemas para encontrar fornecedores confiáveis para adquirir peças de reposição e serviços de manutenção. Elas ainda podem encontrar dificuldades por não possuírem o mesmo poder de compra das grandes empresas para obter descontos ou preferências no atendimento. Isso pode atrasar as intervenções e, consequentemente, ocasionar paradas na produção.
- Falta de históricos de manutenção: a falta de sistemas de gestão pode gerar problemas para manter históricos de manutenção confiáveis. Esse é um sério problema pois dificulta a tomada de decisões assertivas, pois os dados podem ser incompletos ou falhos. Sem históricos, é praticamente impossível conseguir os relatórios gerenciais para analisar a real situação da manutenção.
A realidade da manutenção no Brasil
O cenário da manutenção no Brasil reflete um desafio contínuo para as empresas, principalmente as de menor porte. Dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) indicam que 98% das empresas brasileiras são de micro e pequeno porte, muitas das quais enfrentam dificuldades em implementar práticas robustas de manutenção devido à limitação de recursos financeiros e tecnológicos.
A falta de manutenção adequada não só impacta a eficiência operacional, mas também pode levar a custos elevados com manutenções corretivas e perdas de produção. A falta de uma manutenção adequada traz consigo uma série de riscos significativos:
- A ausência de um plano de manutenção preventiva pode resultar em paradas inesperadas de máquinas e equipamentos, causando interrupções na produção que afetam diretamente a lucratividade da empresa;
- Confiar apenas na manutenção corretiva, geralmente necessária quando a preventiva não é realizada, tende a ser mais cara e demandar mais tempo, agravando os prejuízos;
- Outro risco importante é a deterioração acelerada dos ativos, que pode levar à necessidade de substituições mais frequentes e ao aumento dos custos de capital.
Mesmo para pequenas empresas, que operam com margens de lucro reduzidas e recursos escassos, a falta de manutenção adequada pode ser prejudicial a ponto de inviabilizar a continuidade do negócio.
Em setores como o comércio varejista, oficinas mecânicas e pequenas indústrias, a quebra inesperada de um equipamento crítico pode paralisar as operações por dias, resultando em perda de receita e clientes. Por isso, a manutenção deve ser vista como um investimento essencial, capaz de garantir a continuidade e o crescimento da empresa a longo prazo.
6 estratégias de manutenção para pequenas empresas
Mesmo com recursos limitados, as pequenas empresas podem adotar práticas simples e eficazes para melhorar seus processos de manutenção. Essas estratégias incluem:
Manutenção Preventiva Básica
Implementar um plano de manutenção preventiva, mesmo que simples, é fundamental. Isso pode ser feito utilizando ferramentas básicas como planilhas eletrônicas ou calendários físicos, com o objetivo de evitar falhas maiores e reduzir custos com manutenções corretivas.
Essa abordagem permite que as empresas evitem interrupções imprevistas na produção, que podem ser significativamente mais onerosas do que a implementação de uma rotina básica de manutenção.
É importante não subestimar o impacto de uma manutenção preventiva bem estruturada, mesmo em operações menores. Um plano preventivo básico pode ser a diferença entre um equipamento que opera de forma estável e uma máquina que está constantemente parando por falhas inesperadas.
Treinamento da Equipe
Investir em treinamentos básicos e contínuos para a equipe de manutenção, focando em práticas de manutenção preventiva, técnicas de diagnóstico e habilidades gerais.
Isso pode ser feito internamente ou por meio de cursos online acessíveis, capacitando os funcionários para realizar manutenções de forma mais eficaz e identificar problemas antes que se agravem.
A capacitação contínua dos funcionários é a chave para garantir que os processos de manutenção evoluam junto com as necessidades da empresa. Mesmo em pequenas empresas, investir no desenvolvimento das habilidades da equipe traz retorno imediato na forma de maior eficiência e menos falhas.
Organização e Padronização
Padronizar procedimentos e manter uma boa organização no armazenamento de ferramentas, peças e documentos relacionados à manutenção. Ter um espaço organizado onde todos saibam onde encontrar o que precisam reduz o tempo perdido procurando por itens e aumenta a eficiência operacional.
A organização e padronização são fundamentais para qualquer sistema de manutenção eficaz. Em ambientes onde a organização é priorizada, as operações fluem com menos interrupções, e os funcionários podem se concentrar em tarefas que agregam valor ao invés de gastar tempo procurando por ferramentas ou peças.
Indicadores Simples de Desempenho
Estabelecer alguns indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar a eficácia das atividades de manutenção. Indicadores como Tempo Médio entre Falhas (MTBF), Tempo Médio para Reparo (MTTR) e a taxa de manutenção preventiva versus corretiva podem ser acompanhados constantemente.
O uso de KPIs é essencial para qualquer programa de manutenção, independentemente do tamanho da empresa. Mesmo que a empresa não tenha recursos para um sistema de gestão avançado, a medição contínua de indicadores simples permite uma visão clara das áreas que precisam de melhoria e ajuda a priorizar os recursos limitados de forma mais eficaz.
Utilização de Recursos Locais
Explorar fornecedores locais para peças e serviços pode ser uma forma eficiente de reduzir custos e melhorar a disponibilidade de recursos. Isso também aumenta a resiliência operacional da empresa ao garantir uma cadeia de suprimentos mais ágil.
Vários especialistas recomendam o aproveitamento de recursos locais como uma estratégia fundamental para empresas com recursos limitados. A proximidade de fornecedores não só reduz os custos logísticos, mas também facilita a comunicação e a resolução rápida de problemas.
Adoção de Ferramentas Digitais Simples
Utilizar ferramentas digitais de baixo custo para organizar o trabalho, como softwares de manutenção mais simples e acessíveis, como o Engeman® Starter.
As soluções digitais simples são cruciais para trazer ordem ao caos em pequenas operações, permitindo que as equipes se mantenham coordenadas e focadas, mesmo sem grandes investimentos em tecnologia.
Engeman® Starter: uma solução sob medida
O Engeman® Starter surge como uma resposta às necessidades das pequenas empresas, que buscam melhorar sua gestão de manutenção sem comprometer seus limitados recursos financeiros.
Esta versão do software Engeman® mantém as funcionalidades essenciais, como a organização de manutenções preventivas e gestão de ordens de serviço, mas com um custo significativamente reduzido. Isso torna possível que empresas menores acessem tecnologias de gestão que antes eram restritas a grandes corporações.
Com a versão Starter, sua empresa tem benefícios como:
- Estruturação confiável do setor de manutenção;
- Baixo investimento;
- Sistema intuitivo;
- Acesso a mais de 150 relatórios gerenciais;
- Solução perfeita para pequenas e médias empresas;
- Acesso de qualquer dispositivo conectado à internet.
A Engeman foi fundada em 1996, o que permite oferecer serviços altamente confiáveis, garantindo que mesmo as pequenas empresas possam se beneficiar de uma gestão de manutenção eficiente e adaptada às suas necessidades.
Conclusão
A gestão de manutenção, mesmo em empresas com recursos limitados, pode ser aprimorada através da implementação de estratégias práticas e acessíveis. Com o suporte de soluções como o Engeman® Starter e a aplicação de conceitos de manutenção classe mundial em pequenas empresas podem aumentar a eficiência de suas operações, reduzir custos e melhorar a longevidade de seus ativos.
Essas práticas não só fortalecem a operação diária, mas também contribuem para a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo dessas organizações.
Em um cenário econômico onde a eficiência é fundamental, investir na gestão de manutenção é uma decisão estratégica que pode trazer resultados significativos, mesmo para as menores empresas.
Fale com os nossos especialistas e conheça o Engeman® Starter, a solução que vai levar mais confiabilidade aos seus processos!
