Gerenciar as manutenções do seu negócio é mais do que desejável: é essencial para evitar perdas produtivas e problemas futuros. Utilizar um sistema destinado a esse fim pode representar um ganho significativo para sua empresa.
Depois da procura e da escolha pela solução que melhor se adapta às necessidades do seu negócio, chega o momento que deixa muita gente preocupada: a implantação! Isso porque no momento da implantação pode ser muito problemática se não for conduzido da forma adequada.
Porém, é preciso ter consciência de como funciona a implantação de software de gestão de manutenção, para evitar problemas e erros neste processo. Continue lendo este artigo e tire suas dúvidas sobre o assunto!
Por que utilizar um software de gestão de manutenção?
Em primeiro lugar, é essencial que os gestores estejam atentos para a importância do uso de softwares de manutenção nas empresas que trabalham com ativos de qualquer espécie. A partir disso, você estará plenamente consciente da importância desse processo e não hesitará em realizar todos os procedimentos necessários para a implementação do sistema em seu negócio.
Confira os principais benefícios na utilização de um sistema dessa natureza:
Planejamento da manutenção preventiva
Por meio de automação acerca da periodicidade da manutenção preventiva, é possível realizar um planejamento consistente dessas ações, realizando o agendamento automático de inspeções rotineiras e manutenções.
Assim, evita-se esquecimentos, perdas de prazo, problemas de última hora e necessidade de reparos corretivos constantes.
Gerenciamento de ordens de serviço
Um software para este fim permite a criação de ordens de serviço de forma automatizada e eficaz, com maior agilidade e facilidade, permitindo o agendamento, atribuição e fechamento das ordens de serviço com poucos cliques.
Gerenciamento do estoque de peças de reposição
Por meio do registro do uso de materiais, é possível gerenciar o estoque de peças de reposição, impedindo que um equipamento fique em desuso por falta de peça para o conserto ou que reparação preventiva não ocorra por isso.
Eliminação de papeladas
Não há necessidade de imprimir diversos avisos, memorandos e notificações acerca das manutenções e as checklists necessárias: como os softwares podem ser acessados por smartphones, o funcionário pode receber todas as notificações em seu aparelho imediatamente, evitando o desperdício de papel.
Diminuição do risco de perdas de prazos
Há uma diminuição do risco de perdas de prazos de manutenção rotineira preventiva. Como o próprio sistema realiza o agendamento, de acordo com a periodicidade estabelecida, os funcionários responsáveis recebem as notificações em seu sistema, evitando que os prazos sejam perdidos.
Aumento de produtividade
A partir do momento no qual não há mais necessidade de realizar o agendamento manualmente, os responsáveis da área de manutenção podem direcionar sua atenção e esforços para outras tarefas, aumentando sua produtividade a longo prazo.
Diminuição de inatividade
Como há a manutenção preventiva prevista no cronograma, há uma redução de perdas produtivas, evitando períodos de inatividade.
Diminuição nos custos de reparo
Na maioria das vezes, o reparo preventivo sai bem mais barato do que o corretivo. Por exemplo, um óleo lubrificante sai muito mais barato do que a troca de toda a engrenagem que apresentou defeito por falta de lubrificação.
Assim, há uma diminuição nos custos de reparo, levando a um melhor custo-benefício para a organização.
Aumento da segurança
Máquinas que não passem por manutenção podem ser inseguras para operação, levando a acidentes com seus respectivos operadores. Por isso, é essencial a aplicação de softwares de manutenção, que indicarão o momento adequado para a realização da prevenção e evitando problemas com os funcionários.
Redução de horas extras
Ao ocorrer uma pausa para correção de defeitos, torna-se necessário a realização de horas extras para recuperar a perda produtiva. O software permite um maior controle desses processos, evitando a necessidade desse tipo de operação.
Como implantar um software de gestão de manutenção?
Alguns passos precisam ser seguidos para realizar a implantação de um software de gestão de manutenção em sua empresa, a fim de que ela seja feita de forma eficiente, sem prejudicar a máquina produtiva da organização e evite erros que possam prejudicar o processo. São eles:
Planejamento e Implantação
A primeira etapa na implantação de um software de gestão de manutenção é o planejamento. Esse estágio é vital, pois define o sucesso de todo o projeto.
É muito comum que os responsáveis pela implantação não considerem ou negligenciem este item, que é um grande erro. Antes de começar qualquer trabalho com a informatização, devemos detalhar todo o processo de manutenção:
- Onde começa o processo de manutenção?
- Quem é responsável por cada tarefa?
- Quais são as pessoas que participam deste processo?
- Até que ponto vai a responsabilidade de cada um?
- Onde termina o processo de manutenção?
- Quais os resultados que precisamos alcançar?
Estas são apenas algumas das muitas perguntas que precisam de resposta.
Muita atenção aos limites. Não basta apenas atribuir funções, pela razão que, assim, é preciso limitar a fazer apenas aquilo que realmente é necessário, como resultado, dessa forma evitamos sobrecarga e escassez de mão-de-obra.
Análise da Infraestrutura
É necessária uma infraestrutura básica para o funcionamento do sistema. Toda a equipe de TI estará envolvida neste processo, e do mesmo modo, tem como função principal verificar as especificações do projeto e comparar com a estrutura disponível. Existem ainda, diversas questões importantes que devem ser consideradas, como:
- Licença de sistema operacional;
- Licença do sistema gerenciador do banco de dados (SGBD);
- Plataforma de acesso (cliente-server, acesso remoto, entre outros);
- Capacidade de armazenamento;
- Integração com outros softwares;
- Crescimento futuro.
Além disso, dependendo da situação e das possibilidades de investimento, o setor de TI poderá diminuir ou aumentar o tamanho do projeto para adequar necessidade com disponibilidade.
Registros gerais
Devem ser definidos quais os itens a serem cadastrados:
- Registre os principais ativos no software, incluindo até mesmo máquinas pequenas e manuais. Lembre-se de que tudo que necessitar de atenção e manutenção deve ser incluído no sistema;
- Registre o pessoal técnico que será responsável pela manutenção, suas áreas de especialidade, incluindo supervisores técnicos e gestores na lista;
- Registre os períodos de manutenção preventiva de cada maquinário e item, com data e horário melhor recomendado para a operação. Lembre-se de definir um momento que atrapalhará o mínimo possível a rotina da cadeia produtiva;
- Inclusão das peças necessárias no sistema, com suas respectivas quantidades e uso por máquina. Cada vez que acontecer uma manutenção e o uso das peças, é necessário realizar o registro no sistema.
Do mesmo modo, é necessário realizar um levantamento minucioso de tudo o que será lançado no sistema, especialmente a estrutura de equipamentos. Cada componente, devido a peça das máquinas, precisam ser detalhados, pois provavelmente são pontos importantes para acompanhar e manter o futuro histórico de informações que o sistema proporcionará.
Em seguida, deve-se contar com os fornecedores e parceiros para serem criados os planos de manutenção (procedimentos), que serão utilizados na programação de manutenção, além de definir as formas de planejamento para cada equipamento (periodicidades, limites acumulativos, limites preditivos), contando muito e também com a experiência da equipe neste momento.
Configuração e Personalização
É importante adaptar o software para incluir os processos específicos da organização, como fluxos de trabalho personalizados, relatórios específicos e integração com outros sistemas já existentes.
Configurar quem terá acesso ao software, que tipos de permissões cada usuário terá e quais são as responsabilidades de cada um dentro do sistema também são tarefas que devem ser feitas com cuidado.
Transferir os dados existentes para o novo sistema, o que pode incluir informações sobre ativos, históricos de manutenção, fornecedores, entre outros. Esse passo é crítico para garantir que o software comece a operar com todas as informações necessárias.
Treinamento da Equipe
Com o software configurado, é essencial que a equipe responsável pela manutenção seja treinada para utilizá-lo de maneira eficaz. O treinamento pode variar de acordo com a complexidade do software e as funções que cada usuário executará.
Cada software possui o seu estilo próprio de treinamento, podendo ser ao vivo ou gravado, e cabe à equipa se organizar para que todos os envolvidos saibam utilizar. Isso porque qualquer software para que possa funcionar bem, precisa ser bem alimentado. Por isso, um bom treinamento é essencial antes de começar o seu uso.
Integração com Outros Sistemas
Muitas organizações já utilizam outros sistemas para a gestão de diferentes áreas, como ERP (Enterprise Resource Planning), controle financeiro ou gestão de inventário. A integração do software de gestão de manutenção com esses sistemas é um passo crítico para assegurar que os dados fluam de maneira contínua e que todas as áreas da empresa estejam alinhadas.
Monitoramento e Suporte Contínuo
A partir do momento em que todas essas informações estão registradas, pode-se começar a utilizar o sistema em sua empresa. Mas não termina por aí; após a implantação do software é fundamental monitorar continuamente o desempenho do sistema e procurar pelo suporte técnico para solucionar problemas que possam surgir.
Quais os desafios no processo de implantação?
Algumas questões podem ser um empecilho ou até mesmo atrapalhar o processo de implantação do sistema em sua empresa. Confira os principais deles:
- dificuldade na programação das manutenções preventivas, escolhendo o melhor momento para não atrapalhar a produção no dia a dia;
- quebrar o hábito de realizar apenas manutenções corretivas e mudar a cultura organizacional quanto a isso;
- dificuldade de interlocução entre os setores para o agendamento do melhor momento para a realização da manutenção preventiva;
- arcar com os custos de implementação do software que, inicialmente, são altos, mas compensa-se com o seu uso;
- falta de conhecimento dos gestores sobre o processo de manutenção;
- falta de envolvimento da administração no processo de manutenção dos ativos;
- necessidade de qualificação das equipes para o uso do sistema e para os próprios procedimentos de manutenção.
Como o Engeman® pode ajudar?
O Engeman® é um sistema focado na gestão de manutenções para as empresas, colaborando para os avanços nesse setor, por meio de automação, geração de relatórios e acompanhamento dos procedimentos.
Ao implementá-lo, são realizadas três macroetapas:
- levantamento de projeto: é identificado o processo de manutenção do cliente e as características próprias dele;
- treinamento e carga de dados: os usuários são treinados para inserir os inputs que citamos anteriormente;
- partida assistida: nós acompanhamos o processo de início do software, a fim de garantir que o Engeman® foi devidamente parametrizado pelo cliente.
Além disso, nós temos especialistas qualificados que auxiliarão no processo de adaptação para a execução das manutenções preventivas de forma eficiente, permitindo uma implantação bem-sucedida e que trará os resultados esperados.
Conclusão
A implantação de um software de gestão de manutenção é um processo complexo que envolve várias etapas críticas, desde o planejamento inicial até o monitoramento contínuo após a implementação.
Quando bem executada, essa implantação pode resultar em uma gestão de manutenção mais eficiente, redução de custos e aumento na vida útil dos ativos. O sucesso dessa implantação depende de um bom planejamento, treinamento adequado da equipe e suporte contínuo para ajustes e melhorias.
Agora que você sabe como funciona a implantação de software de gestão de manutenção, é hora de conhecer mais sobre o Engeman® . Entre em contato e tire suas dúvidas sobre nosso sistema!
