Ainda usa planilhas? Descubra como automatizar seu controle de manutenção

Por onde começar o controle de manutenção

Se esse tema já está em pauta na sua empresa, significa que vocês compreenderam a importância da gestão de manutenção.

Sabemos que promover mudanças causa desconforto, traz desafios, exige paciência, muito estudo e é claro, não podemos esquecer que também há investimento financeiro. 

Porém quando uma empresa se depara com manutenções custosas devido às paradas não planejadas de seus equipamentos, percebem que investir em uma boa gestão, será menos custoso que realizar manutenções corretivas sem planejamento. 

Então respondendo à pergunta “por onde começar seu controle de manutenção”, comece identificando os pontos mais críticos, ou seja, quais equipamentos ou áreas apresentam maior demanda de manutenção. 

Se sua empresa já realiza o controle em planilhas, basta analisar quais ativos aparecem com mais frequência nos registros. Outra forma é pensar: quais máquinas vêm à mente primeiro quando o assunto é manutenção? — provavelmente são as que mais dão problema ou as de maior valor agregado.

Portanto, identificar quais equipamentos tem o maior “downtime”, ou seja, tempo de inatividade, ajudará a planejar ações estratégicas para realizar a manutenção; 

Qual a importância de um PCM na manutenção?

Porém, não adianta apenas saber quais são os equipamentos mais críticos para sua gestão: é preciso definir estratégias de manutenção. Para isso, o mais eficiente é aplicar o conceito de PCM (Planejamento e Controle de Manutenção). 

O PCM é uma articulação de ações que tem o intuito de diminuir o tempo de inatividade, porém com o foco em prolongar a vida útil de seus ativos.  

Na prática, as funções do PCM são: 

• identificar falhas através de inspeções planejadas;
• estruturar a rotina de manutenção padronizando processos;
• definir cronogramas das manutenções;
• pontuar os principais motivos de intervenções.   

Um time de PCM envolve: 

• Gerente ou coordenador: que tem a função de gerenciar a equipe e os processos de manutenção, a fim de atingir a máxima eficiência; o gerente vai definir junto à diretoria, o orçamento anual para a manutenção, baseando-se nas projeções da empresa e ainda qual impacto que as intervenções têm nesses processos gerenciais.  
• Analista ou Planejador: o time de planejamento tem como tarefa coordenar a execução das atividades de manutenção, definindo cronograma através dos planos de manutenção previamente estabelecidos, considerando a especificidade de cada ativo, gerindo os recursos humanos adequando-se ao orçamento estabelecido para os serviços de manutenção.
• Supervisor de manutenção: este implementa melhorias enquanto supervisiona se as manutenções estão sendo realizadas conforme seu “tipo de manutenção”. Desta forma elabora processos que serão usados nas manutenções futuras, a partir das análises e dados obtidos nas últimas manutenções. Dá suporte para o time de manutenção, devido ao vasto conhecimento técnico na área.  
• Inspetores: os inspetores também são profissionais técnicos que realizam periodicamente as inspeções nos equipamentos, vão inspecionar os riscos operacionais, desgastes de peças, analisar os componentes e avaliar se tudo está em conformidade com as normas de segurança, tudo isso com intuito de diminuir riscos ao meio.  

Por que identificar o tipo de manutenção é fundamental

O tipo de manutenção rege como e quando uma atividade deve ser feita. É de extrema importância conhecê-los e estabelecer cada planejamento considerando seu conceito. 

O conceito foi criado para distinguir a tomada de decisão mais eficiente ao estabelecer manutenções de reparo e conservação dos ativos. Temos os tipos de manutenção: 

• Preventiva
• Preditiva
• Corretiva programada
• Corretiva não programada
• Prescritiva 
• Detectiva 

O tipo de manutenção preventiva tem o intuito de estabelecer ações preventivas para a conservação do ativo, ou seja, fazer manutenções regulares nos equipamentos antes mesmo que eles apresentem defeitos. Sua periodicidade deve ser definida considerando a criticidade de cada máquina, recomendações do fabricante, tempo médio de execução e histórico das últimas manutenções do equipamento. 

As manutenções preditivas, por sua vez, são realizadas a partir de medições e correções realizadas em seus equipamentos. É importante trabalhar para que as preditivas sejam as manutenções mais aplicadas em sua gestão de manutenção, uma vez que bem estruturadas, serão menos custosas pois, um equipamento só sofrerá determinada manutenção, quando apresentar indícios a partir das predições identificadas. 

A manutenção corretiva, trata-se das manutenções que são realizadas a partir das demandas corretivas que surgem no dia a dia. Empresas que não se programam para realizar manutenções preventivas e preditivas, tem em seu quadro, um volume maior de manutenções corretivas, principalmente as corretivas não programadas.

As corretivas não programadas, são aquelas que precisam ser realizadas imediatamente devido a uma parada repentina de máquina. Sabemos que uma máquina parada na área de produção de uma indústria, por exemplo, pode prejudicar a produtividade do setor de produção e de outros setores como venda e logísticas. Uma parada não programada é mais custosa devido à interferência da produção. 

Por outro lado, temos a manutenção prescritiva que trabalha com previsibilidade de falhas a partir de dados coletados. 

E ainda é possível aderir em seu controle a manutenção detectiva, que é o tipo de manutenção voltado para identificar as falhas quase que imperceptíveis, porém, de extremo impacto.  

Como planejar e realizar as manutenções de maneira eficiente?

Identificando a criticidade de cada equipamento e conhecendo o tipo de manutenção ideal para elaborar seu cronograma de manutenção, já é metade do caminho para se ter eficiência em seu planejamento. 

Alguns outros passos, contribuem para uma gestão de manutenção eficiente:

1. Mapear equipamentos: ao definir a árvore de ativos de forma a entender sua localização, seus principais componentes, quais as peças e insumos são necessários ao realizar uma manutenção, permite ao gestor melhor visão sobre a situação do ativo que inclui acompanhar o histórico de movimentação e vida deste; 
2. Mapear os materiais e peças: os materiais e peças podem tratar-se de um subcomponente de uma máquina por exemplo, mas também pode tratar se de um insumo ou peça disponível para substituição ao executar uma atividade. É importante mapear quais materiais são necessários no dia a dia da manutenção de seus equipamentos, bem como fazer a gestão de estoque, considerando o estoque mínimo necessário para possíveis intervenções;
3. Capacitar pessoas: sim, a capacitação de pessoas é uma peça fundamental na gestão de manutenção. Seu time de PCM precisa ser capacitado para analisar os processos e ter habilidade interpessoais, assim como seu time de mantenedores precisam ter habilidades técnicas para executar as atividades. Desta forma, todos terão uma visão clara da divisão de responsabilidades e assim construir uma cultura de manutenção;  
4. Elaborar planos de manutenção: elaborar planos não se refere a apenas cadastrar um checklist para um técnico executar. É preciso entender as nuances do negócio, planejar levando em consideração os custos da manutenção, eleger fornecedores e parceiros responsáveis, ter uma boa gestão de estoque e recursos humanos para executar cada atividade proposta no cronograma da manutenção.  
5. Manter registros históricos: esse talvez seja o mais difícil de aplicar no dia a dia da manutenção, principalmente se sua empresa ainda aponta os registros em formulários e planilhas eletrônicas.  À medida que o volume de atividade aumenta, os apontamentos diários acabam sendo deixados de lado, e com o acúmulo de informação, se torna inviável atualizar as planilhas, por se tornar um processo moroso. Como resultado, ter indicadores confiáveis passa a ser uma utopia.  

Vantagens de usar um sistema de manutenção

Sendo assim, o melhor a se fazer é contar com tecnologias avançadas a fim de definir automação em seus processos. 

Escolher um software de manutenção que permita mapear seus equipamentos, gerir seus planos, definir manutenções por oportunidades e ainda gerar histórico e indicadores confiáveis, certamente ajudará muitos gestores em seus desafios ao estruturar um setor de manutenção. 

Se as empresas desejam trabalhar de forma estratégica, é fundamental ter uma boa gestão de manutenção, para isso é necessário centralizar informações, padronizar processos, evitar desperdício de recursos e andar em conformidade com leis e normas regulamentadoras e isso é facilmente aplicável ao utilizar um software de manutenção. 

Engeman® Starter: sua empresa sem planilhas

O software Engeman® tem diferentes planos para atender empresas de diversos ramos. Nesse artigo queremos enfatizar um pouco sobre o Engeman® Starter. Ele é ideal para empresas que possuem demandas básicas da manutenção, porém já entenderam que o controle em planilhas não é eficiente. 

Talvez você gestor, esteja com esse grande desafio de estabelecer a cultura de manutenção em sua empresa, mas não sabe por onde começar. 

O Engeman® Starter permite estruturar a gestão da manutenção de forma inteligente e estratégica.

Com baixo investimento e podendo ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet, o Engeman® Starter permite: 

• O agendamento automático de ordem de serviço; 
• Acompanhar cronograma de manutenção;
• Reprogramar as atividades; 
• Acompanhar histórico de manutenções;
• Acompanhar disponibilidade de máquinas;
• Acompanhar os custos das manutenções;
• Acompanhar indicadores como MTBF, MTTR, disponibilidade etc. 

Conclusão: do uso de planilhas ao sistema de manutenção

Plantar a cultura de que se deve fazer a manutenção dos ativos para manter a lucratividade de seu negócio, talvez não seja uma tarefa simples. Vai depender muito do empenho, trabalho em equipe, sair da zona de conforto, muitas horas de planejamento e estruturação para colocar tudo em ordem. 

Podemos comparar a implantação de um sistema de manutenção a uma repaginada na casa, mas sem fazer obras ou reformas significativas. 

É possível, por exemplo, repaginar a casa trocando os móveis de lugar, aplicando técnicas como a de “5S”, a fim de eliminar os “cacarecos” que só trazem desordem, ou ainda para organizar os objetos de maneira mais eficiente para otimizar seu uso. Ou talvez que seja incluir objetos decorativos para trazer beleza ao ambiente, sem deixar de lado a missão de fazer daquele ambiente um local habitável para um lar. 

Implantar um sistema de manutenção é “colocar a casa ordem”, tornar a gestão mais fácil e com melhores resultados. 

O Engeman® Starter é a solução ideal para quem deseja sair do controle em planilhas e adotar uma gestão de manutenção moderna, prática e inteligente. Fale conosco e saiba mais!

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