Garantir a qualidade da prestação de serviço é um dos maiores desafios na indústria hoje em dia. Isso acontece porque o mercado está concorrido e não existem brechas para falhas. Além do mais, os acidentes e os imprevistos podem atrapalhar o seu desempenho. Portanto, é essencial estar preparado e conhecer as principais técnicas para evitar essas situações.
A gestão de Facility Services é um conceito que não pode ser deixado de lado nessas horas. Ela ajuda a estruturar o planejamento estratégico e tomar decisões mais precisas. Por ser um tema relativamente novo, alguns profissionais ainda têm dúvidas sobre o seu funcionamento.
Entenda neste artigo o que é Facility Services, sua importância e como realizar o seu controle em um software de gestão especialista. Confira!
O que é Facility Services?
Facility Services é o termo que se refere a todos os serviços prestados para manter um local de trabalho ou uma instalação funcionando de forma eficiente e segura. Esses serviços incluem, geralmente, uma ampla variedade de atividades, como manutenção de edifícios, gestão de resíduos, limpeza, segurança, gestão de espaços, gestão de energia, entre outros.
A busca por mais qualidade é um dos principais objetivos das empresas nacionais. Nunca se discutiu tanto sobre o assunto, a fim de melhorar a performance do time, reduzir despesas e garantir o sucesso no mercado.
Em meio a esse cenário, a gestão de Facility Services é um termo de grande destaque. Resumidamente, seu objetivo é reunir as disciplinas necessárias para o funcionamento de um edifício ou fábrica — e a manutenção é uma de suas áreas mais importantes. Outras áreas devem ser consideradas também, como a limpeza e as instalações elétricas e hidráulicas.
O espaço interno da instituição deve ser organizado, sustentável e eficiente. A partir disso, os processos se tornam mais seguros e o planejamento pode ser seguido. Em alguns casos, a gestão de Facility Services utiliza trabalhadores terceirizados.
De qualquer forma, todos devem estar alinhados aos objetivos estabelecidos, seguindo as normas existentes em nosso país.
Qual a importância da gestão de Facility Services?
A gestão da manutenção de facilities é essencial para empresas que dependem dos seus ativos para manter a rotina produtiva, seja para a produção de itens, seja para a prestação de serviços para o cliente final. Sendo assim, uma gestão eficiente de Facility Services é fundamental por várias razões:
- Redução de custos: a gestão eficaz de facilities pode ajudar a identificar áreas de desperdício de recursos e com isso o gestor pode implementar medidas para que vão impactar na redução de custos operacionais, como consumo de energia, desperdício de materiais e manutenção inadequada.
- Manutenção e Segurança: garante que as instalações sejam mantidas adequadamente, o que minimiza os riscos de segurança para os ocupantes e visitantes. Isso inclui a manutenção regular de sistemas de segurança, sistemas elétricos, sistemas de ventilação, entre outros.
- Gestão de Riscos: a gestão eficiente de facilities pode identificar e reduzir os riscos potenciais associados às instalações, como incêndios, falhas estruturais e outros incidentes que possam prejudicar a segurança e a continuidade das operações.
- Conformidade com as normas vigentes: Muitos setores têm regulamentações rigorosas relacionadas à segurança, saúde e bem-estar dos ocupantes das instalações. Com a gestão eficiente de Facility Services há uma garantia que as regulamentações sejam cumpridas, evitando multas e outras penalidades.
Com uma gestão eficiente de facilities, é possível garantir que as instalações sejam mantidas em condições operacionais ideais, promovendo segurança, produtividade e satisfação dos usuários, ao mesmo tempo em que reduz custos e cumpre regulamentações.
Qual é o papel de um software de manutenção na gestão de Facility Services?
Os softwares invadiram o mercado porque automatizam processos. Como existem várias opções disponíveis, muitos profissionais ficam com dúvidas na hora de escolher uma opção. É preciso ter muita calma e atenção, pois uma decisão errada atrapalha a obtenção de resultados positivos.
A seguir, encontram-se os benefícios que uma ferramenta de gestão e controle de manutenção pode gerar.
Aumento da disponibilidade por meio de um bom planejamento
Planejar é algo rotineiro para um supervisor de manutenção. Um plano estratégico de ações é a base para a tomada de decisões adequadas às exigências do mercado e ao atendimento da satisfação dos clientes.
Nessas horas, a disponibilidade de equipamentos é muito importante. De nada adianta, por exemplo, ter um sistema de telemetria se ele nunca estiver disponível. Um software integrado facilita a descoberta de problemas e a sua antecipação.
Dessa maneira, não é necessário esperar uma falha ou um acidente acontecer, já que você consegue analisar o desempenho de cada componente e planejar manutenções preditivas e preventivas. De qualquer forma, as manutenções corretivas não podem ser deixadas de lado também. Elas ajudam a agir em situações de emergência, causando o menor dano possível em sua produção.
Lembre-se de que esse ponto acontece com ociosidade de funcionários também. Isso parece simples, mas saber a situação de cada colaborador é algo indispensável para provar o seu valor na instituição ao propor melhorias em seu dia a dia.
Reunião dos dados de manutenção em uma única plataforma
Você já tentou trabalhar em um ambiente desorganizado? Quem não organiza documentos, relatórios e ordens de serviço tem grandes chances de fracassar em suas decisões. Além do mais, outro ponto que não pode ser esquecido é o uso de várias plataformas para armazenar dados e fazer tarefas.
Quem não unifica o conhecimento em um só lugar tem dificuldades para analisar os dados, já que as informações podem ser perdidas facilmente. Ademais, é possível que não exista compatibilidade entre as ferramentas utilizadas. Assim sendo, você perde tempo criando planilhas para resolver o problema, por exemplo.
Ao atuar com uma ferramenta robusta e flexível para a manutenção focada na gestão de Facility Services, todas essas questões são deixadas de lado.
Análise de dados eficiente sobre a manutenção
Imagine ter que paralisar toda a linha de produção por causa de reparos em um equipamento de sua fábrica. Essa situação é extremamente prejudicial para o seu desempenho, não é mesmo?
Pois bem, quem faz a gestão de Facility Services e utiliza um software especializado em manutenção consegue prever essas situações ao analisar dados. Como a coleta de informações acontece em tempo real, é possível conhecer o status de funcionamento de todas as máquinas.
Assim, você tem autonomia e segurança para tomar decisões que fomentem o aumento de produtividade e evitam paralisações desnecessárias. Além disso, saiba que você é capaz de aplicar os tipos de manutenção com tranquilidade, aumentando a vida útil do sistema.
De qualquer forma, a análise de dados amplia o seu campo de visão e permite a descoberta de insights que melhoram a sua rotina de trabalho.
Segurança dos dados coletados
A segurança dos funcionários é algo muito importante. Contudo, muitos supervisores se esquecem da segurança de seus dados. Armazenar informações em papel e armários não é uma atitude muito segura. Qualquer incêndio ou desvio de documento coloca em risco a integridade desses dados.
Dessa forma, é essencial trabalhar com uma solução desenvolvida especialmente para o trabalho com manutenção. Uma ferramenta comum, por exemplo, não consegue automatizar a emissão de ordens de serviço e armazená-las para uma futura análise com eficiência. Sem esse estudo, você não consegue prever erros e melhorar a performance de todos.
Tenha em mente que o feedback do cliente ou do solicitante só acontece quando a ordem de serviço é armazenada corretamente. A resposta dessa análise o ajuda a descobrir se o técnico lançou os dados conforme as regras e se a comunicação está alinhada.
Não se esqueça de que você pode entrar em contato com o cliente e agendar um novo atendimento. Portanto, a segurança na coleta de dados é uma vantagem que deve ser considerada na hora de escolher um software em sua empresa.
Como o Engeman® realiza a gestão de Facility Services?
O software Engeman® é muito conhecido no mercado quando o assunto é manutenção em equipamentos industriais, porém, você sabia que com o nosso software também é possível controlar ativos e manutenções de facilities ou popularmente conhecido como manutenção predial? Como ele é possível realizar controles como:
Controle de localização e ativos
Esse controle pode ser feito através da definição de árvores de agrupamento, relacionando a imagem do local, relacionando os ativos pertencentes à essa localização, acompanhar o histórico de O.S., relacionando documentos, etc.
Controle de equipamentos por área
Ao cadastrar um equipamento no Engeman®, é possível saber exatamente sua localização e isso facilita muito na gestão diária.
Controle de ficha técnica dos ativos
O Engeman® flexibiliza o controle de acordo com sua demanda. É possível, por exemplo, definir a ficha técnica de um equipamento, trazendo mais assertividade na tomada de decisões.
Controle de PMOC
Com a LEI Nº 13.589, DE 4 DE JANEIRO DE 2018 o controle de PMOC passou a ser exigido para todos os edifícios de uso público e coletivo que possuem ambientes climatizados artificialmente.
No Engeman® é possível realizar a gestão de PMOC de cada área x climatizador; Realizar o detalhamento dos edifícios e ambientes (Carga térmica, Quantidade de ocupantes fixos e flutuantes, Área total, Classificação de filtros, Notas NBR, etc.) além de obter relatórios de PMOC.
Controle de materiais
No Engeman® é possível realizar o controle de materiais da seguinte forma:
- Permitir controlar estoque mínimo e máximo dos materiais;
- Permitir controlar data de vencimento dos insumos;
- Permitir realizar a reserva e bloqueio de materiais para a manutenção;
- Permitir vincular às peças ao equipamento;
- Alertar sobre a necessidade de ressuprimento;
- Permitir requisitar materiais via dispositivo móvel;
- Permitir consultar estoque via dispositivo móvel;
- Permitir apontamento do consumo de materiais na ordem de serviço;
- Controle de custos dos materiais previstos versus utilizados na manutenção.
Controle de contratos
O Engeman® permite a gestão de contratos de seus fornecedores. Informações possíveis de se controlar em nossa ferramenta:
- Dados contratuais;
- Vigência do contrato, com alertas do término do contrato;
- Histórico de situação e penalizações do contrato;
- Serviços contratados;
- Vínculo dos ativos que fazem parte do contrato;
- Além de relatórios sobre o tema.
Cadastro de planos de manutenção
Engeman® permite ao gestor realizar planos de manutenções preventivas, corretivas, preditivas e detectivas. O usuário pode personalizar seus planos de acordo com a demanda que cada equipamento exige, bem como levar em consideração a sazonalidade.
Sem falar que o manutentor que vai realizar as manutenções, pode ter um dossiê de cada equipamento, ativo e assim pesquisar quais os planos estão vinculados àquele ativo/local, qual histórico de manutenção, quais materiais utilizar etc.
Controle de Ordens de Serviço
Outro fator importante na gestão de facilities é ter um documento de fácil acesso com todas as informações para o manutentor e que permita a extração de dados gerenciais. Estamos falando das Ordens de Serviços.
O Engeman® permite realizar esse controle em seu módulo principal Desktop ou Web, permite a impressão para registro manual ou ainda sua utilização em aplicativo mobile.
Acompanhamento Gerencial
O gestor precisa fazer o acompanhamento gerencial das atividades realizadas. Nossa solução permite a extração de dados como:
- Controle da quantidade de ordens de serviços executadas para cada setor e assim ter históricos dos serviços realizados;
- Saber quantas ordens de serviços foram realizadas para cada equipamento;
- Acompanhar o tipo de manutenção que mais teve em um período;
- Obter gráficos de disponibilidade dos equipamentos;
- Obter informações de cronogramas de manutenção;
- Custos com a manutenção etc.
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Como se preparar para aplicar a gestão de Facility Services?
Ao ler este post, você descobriu mais sobre a gestão de Facility Services, certo? Esse conceito deve ser entendido como uma atividade de gerenciamento e administração de serviços relacionados à infraestrutura do negócio, a fim de organizá-lo.
Em outras palavras, é possível melhorar a qualidade de cada atividade realizada em seu negócio com a gestão de Facility Services. As equipes de supervisão e manutenção se beneficiam nessas horas, pois conseguem levantar dados rapidamente e agir com precisão. Sempre tenha também um bom software desenvolvido especialmente para esse ramo de atuação, como o Engeman.
Por isso, deixe de perder tempo, entre em contato com a gente e encontre uma solução de tecnologia da manutenção que você tanto procura!
